Geen juridisch verhaal. Gewoon een eerlijk antwoord op wat er met je gegevens gebeurt, en wat je vooraf moet regelen.

[list] In het kort

• Bij een goed voorbereide overstap blijft je data behouden. De gegevens worden eerst gekopieerd en gecontroleerd, pas daarna wordt er omgeschakeld.
• Spreek vooraf af wie tijdens de overstap verantwoordelijk is voor de back-ups. Een periode waarin niemand dat is, wil je niet hebben.
• Moet je eerst opzeggen voordat je met een nieuwe partij kunt starten? Dat hangt af van je contract. Lees het na en laat het zo nodig beoordelen.
• Licenties en abonnementen lopen soms via de partij, soms direct bij jou. Zoek uit welke het zijn voordat je omschakelt.
• Productiegegevens en -systemen horen apart in het plan, met de mensen die erover gaan.

"Blijft mijn data wel van mij?" is de vraag die onder bijna elke overstap zit. Hier lees je wat er gebeurt, en wat je zelf kunt regelen.

[question] Blijft al onze data gewoon behouden tijdens en na de overstap?

Bij een goed voorbereide overstap wel. Het principe is simpel: niets wordt verplaatst voordat het gekopieerd en gecontroleerd is. Bij ons gaat dat zo: we bouwen de nieuwe omgeving op de achtergrond, doen een eerste synchronisatie van mail en documenten, en valideren of alles er staat zoals het hoort. Pas daarna schakelen we om. Zo werken je mensen gewoon door, en blijft de oude situatie bestaan tot het nieuwe klopt.

Wat je zelf kunt doen: vraag aan elke partij hoe zij dit aanpakken, en wanneer er gecontroleerd wordt. Een partij die daar helder over is, heeft dit vaker gedaan. Hoe het stap voor stap verloopt, lees je in "Hoe verloopt een overstap naar een nieuwe IT-partner?".

Eerst kopiëren en controleren, dan pas omschakelen. In die volgorde gaat het niet mis.

[key] Wie is verantwoordelijk voor de back-ups in de periode tussen twee partijen?

Dat moet je vooraf vastleggen, anders is het niemand. Tijdens een overstap bestaan twee situaties naast elkaar: de oude omgeving, waar nog gewerkt wordt, en de nieuwe, die wordt opgebouwd. Back-ups horen bij de omgeving waar op dat moment gewerkt wordt. Spreek dus af tot welke datum de back-ups van de oude partij blijven lopen, en vanaf welke datum de nieuwe partij het overneemt.

Een paar punten om af te stemmen:

• Eén vaste datum voor de overdracht, op papier, met de namen van wie wat doet.
• Oude back-ups niet te vroeg stopzetten. Pas stoppen als de nieuwe back-up aantoonbaar werkt.
• Controleren of terugzetten lukt, voordat je op de nieuwe back-up vertrouwt.

Ook hier geldt: hoe het er bij jou uitziet, hangt af van wat er nu draait. Dat komt boven bij de inventarisatie.

[users] Moet ik mijn huidige contract eerst opzeggen voordat ik met een nieuwe partij kan starten?

Dat hangt af van je contract, en daar kan ik niets over zeggen zonder het te kennen. Wat vaak speelt: een opzegtermijn, een einddatum, en afspraken over wat er bij beëindiging wordt overgedragen. Wat er precies bij jou geldt, staat in je eigen overeenkomst.

Wat je kunt doen:

• Lees je contract na op opzegtermijn, looptijd en overdracht. Twijfel je over de uitleg, laat het dan door een jurist beoordelen.
• Kijk of opzeggen en starten op elkaar kunnen aansluiten, zodat er geen gat of dubbele periode ontstaat.
• Leg de afspraken met de nieuwe partij vast voordat er iets live gaat. Bij ons gaat niets live zonder dat afspraken en contracten op orde zijn.

Heb je het contract niet meer of is het onduidelijk? Vraag er dan bij de huidige partij naar, schriftelijk.

[check] Wat gebeurt er met licenties en abonnementen die via de oude partij liepen?

Dat verschilt, en het is goed om het vooraf uit te zoeken. Sommige licenties lopen op naam van jouw bedrijf, andere via de partij. Bij het eerste kun je ze meenemen, bij het tweede moet er iets worden overgezet of opnieuw worden afgesloten. Wat er voor jouw situatie geldt, kan ik niet voor je zeggen.

Een praktische aanpak:

• Maak een lijst van alle licenties en abonnementen die je gebruikt, ook de kleine.
• Zoek uit op wiens naam elk ervan staat en waar de factuur naartoe gaat.
• Laat de nieuwe partij die lijst meenemen in de inventarisatie.

Zo voorkom je dat er na de overstap iets blijkt door te lopen bij de oude partij, of ineens ophoudt te werken.

[wrench] Is er een risico dat productiegegevens of -systemen kwijtraken bij een overstap?

Dat risico is klein als je het apart behandelt, en groter als je het vergeet. Gegevens en systemen die bij productie horen, zoals planningsdata, machine-instellingen of koppelingen met besturingssystemen, staan niet altijd in dezelfde omgeving als je kantoor-IT. Juist daarom horen ze expliciet in de inventarisatie.

Wat helpt: vraag in je eigen organisatie wie verantwoordelijk is voor welk systeem op de vloer, en neem die mensen mee in het gesprek. Laat vooraf vastleggen wat er moet blijven draaien, wat er een back-up van heeft en wanneer er wel of niet geschakeld mag worden. Over wat er verder mis kan gaan lees je in "Wat kan er misgaan bij een overstap van IT-partner?".

[clock] Tot slot

Je data blijft behouden als er wordt gekopieerd, gecontroleerd en pas daarna omgeschakeld. Wat je zelf kunt doen: afspreken wie de back-ups doet, je contract nalezen, een lijst maken van je licenties en je productiesystemen apart in het plan zetten. Dan weet je vooraf waar je aan toe bent, en blijft je data waar die hoort.

Bel gerust als je je situatie wilt doorlopen. Zonder verplichting.

Wil je weten wat er bij jou speelt?

Plan een afspraak met Marcel

Wil je eerst weten waar jullie nu staan?

Doe de ICT Quickscan →