Geen belofte dat het zonder inspanning gaat. Gewoon een eerlijk beeld van de stappen, zodat je weet wat je kunt verwachten.

[list] In het kort

• De eerste stap is geen offerte, maar een gesprek over je huidige situatie, je knelpunten en wat je verwacht.
• Voordat er iets wordt omgezet, wordt je omgeving eerst volledig in kaart gebracht. Wat er staat, wie waarbij hoort en wat past, leg je vast.
• De nieuwe omgeving wordt op de achtergrond gebouwd, zodat je mensen gewoon door kunnen werken.
• Pas na controle en een eerste synchronisatie van mail en documenten wordt er omgeschakeld.
• "Klaar" is pas klaar als jij en je mensen weten hoe het werkt, en er geen restpunten openstaan.

"En dan? Wat moet ik dan allemaal doen?" Die vraag komt altijd als iemand overweegt over te stappen. Hier lees je hoe wij het aanpakken. Andere partijen werken anders, dus vraag bij elke partij waar je mee praat naar hun werkwijze.

[question] Wat is de eerste stap zodra ik heb besloten om over te stappen?

Een gesprek, zonder verplichting. Eerst een kennismaking en een eerste indruk van je bedrijf. Daarna een gesprek over hoe het nu gaat: waar loop je tegenaan, wat werkt goed, wat verwacht je van een nieuwe partij. Daaruit komt een voorstel, dat je in alle rust kunt bekijken.

Je hoeft dus niet alles zelf op papier te hebben staan voordat je belt. Weet je nog niet zeker of je moet overstappen? Dan helpt "Wanneer is het tijd om van IT-partner te wisselen?" om dat eerst helder te krijgen.

Eerst luisteren, dan pas voorstellen. Een voorstel dat niet aansluit op jouw situatie, helpt niemand.

[key] Hoe verloopt de technische overdracht in grote lijnen?

Pas na akkoord op het voorstel gaan we de omgeving volledig inventariseren: welke apparaten, accounts, systemen en netwerkadressen er zijn. Dat is het stuk dat je zelf bijna niet ziet, maar waar de rest op steunt. Uit die inventarisatie volgt een rapport over wat past bij ons pakket en wat niet. Is er iets dat vervangen of geüpgraded moet worden, dan komt daar een offerte voor.

Daarna stellen we een matrix op: wie werkt met wat, en hoe de omgeving eruit moet zien. Die leg je ter bevestiging voor. Pas als jij akkoord bent, gaan we bouwen. Alles wat we bouwen, leggen we vast, zodat het overdraagbaar is en niet in één hoofd zit.

[users] Merken wij als bedrijf veel van de overstap zelf?

Minder dan je denkt, maar niet niets. Het bouwen gebeurt op de achtergrond, zodat je mensen gewoon door kunnen werken. Wat wel van jou en je team gevraagd wordt: informatie aanleveren in het begin, een matrix bevestigen, en op het moment van omschakelen even bereikbaar zijn voor vragen. Dat kost tijd, maar het zijn geen grote stukken uit je week.

Wat ook meetelt: je mensen merken het vooral aan het einde. Een nieuwe inlogmethode, een nieuwe laptopinstallatie of een andere manier om hulp te vragen. Daar horen instructie en uitleg bij, zodat niemand zich overvallen voelt.

[wrench] Kan de productie gewoon doordraaien tijdens een overstap?

Dat is het uitgangspunt: we bouwen op de achtergrond, zodat mensen door kunnen werken. Voor systemen op de vloer geldt dat het vooraf besproken en gepland moet worden. In de inventarisatie komt naar voren welke systemen aan het netwerk hangen en welke daar afhankelijk van zijn. Zo weten we op welk moment omschakelen kan, zonder dat de productie erdoor stilvalt.

Dat plan stem je vooraf met ons af. Liever een omschakeling in een rustig moment dan midden in een drukke week. Dat bepaal jij, op basis van wat wij zien.

[clock] Hoe lang duurt een overstap gemiddeld?

Een vaste duur noemen zou onzin zijn, want het hangt af van de grootte van je omgeving, hoeveel er vervangen moet worden, en hoe snel informatie en akkoorden binnenkomen. Een bedrijf met tien werkplekken en een overzichtelijke inrichting is iets anders dan een bedrijf met honderd werkplekken en een omgeving die al jaren gegroeid is.

Wat wel vaststaat: de opleverdatum plannen we samen en leggen we vast. Je weet dus voor je begint waar je aan toe bent, en afspraak is afspraak.

[check] Wat is "klaar zijn" bij een overstap, en hoe weet ik dat het echt is afgerond?

Klaar is klaar als drie dingen kloppen. Eén: je mensen weten hoe ze moeten werken, en hebben instructie en uitleg gehad. Twee: er zijn geen restpunten meer. Drie: de omgeving is gevalideerd en alles is vastgelegd, ook voor de collega's die er later mee verder gaan.

Voor die validatie werken we met checklists die het team afwerkt, waarbij een collega meekijkt. Sommige daarvan, zoals een laptopinstallatie, gaan met je mee, zodat je zelf kunt zien wat er is gedaan. Pas dan volgt de oplevering, en heb je weer rust.

[clock] Tot slot

Een overstap verloopt in vaste stappen: gesprek, voorstel, inventarisatie, bevestigen, bouwen op de achtergrond, controleren, omschakelen. Elke stap heeft een duidelijk moment waarop jij akkoord geeft. Dat maakt het overzichtelijk, ook als je er nog nooit doorheen bent gegaan.

Twijfel je nog of je erin wilt stappen? Bel gerust. Een gesprek kost je een kwartier en je zit nergens aan vast.

Wil je weten hoe dit voor jouw bedrijf zou verlopen?

Plan een afspraak met Marcel

Wil je eerst weten waar jullie nu staan?

Doe de ICT Quickscan →