Geen angstverhaal. Gewoon een eerlijk overzicht van de punten waar het misgaat als niemand erop let, en wat je eraan doet.

[list] In het kort

• Het grootste risico zit niet in de techniek, maar in slordigheid: iets wat niet is vastgelegd, niet is overgedragen of niet is afgesproken.
• Tussen de oude en de nieuwe partij kan een gat in de beveiliging ontstaan, bijvoorbeeld door toegang die te lang openstaat.
• Wat een oude partij moet overdragen, staat vaak in je contract. Kijk dat vooraf na, voordat je opzegt.
• Tijdelijke onbereikbaarheid van systemen is te voorkomen met een plan en een geschikt moment van omschakelen.
• Losse eindjes los je op door alles vast te leggen en een duidelijke overdracht af te spreken.

Wie hoort dat je overweegt over te stappen, krijgt vaak een verhaal te horen over wat er allemaal mis kan gaan. Dat verhaal is soms terecht en soms een manier om je te laten blijven. Hier lees je waar het in de praktijk echt om draait.

[warning] Wat is het grootste risico als een overstap niet goed wordt aangepakt?

Dat dingen tussen wal en schip vallen. Een overstap gaat zelden mis op één grote fout. Vaker is het een optelsom van kleine dingen die niemand heeft vastgelegd: een account dat nergens op papier staat, een afspraak die alleen in iemands hoofd zat, een systeem waar niemand meer aan dacht. Dat merk je niet op de dag van de overstap, maar weken later, op het moment dat het nodig is.

Wat het risico groter maakt: haast, en een omgeving die nooit is vastgelegd. Hoe slechter het overzicht, hoe groter de kans dat er iets over het hoofd wordt gezien. Daarom begint een goede overstap met inventariseren, en niet met omzetten. Hoe zo'n overstap bij ons verloopt, lees je in "Hoe verloopt een overstap naar een nieuwe IT-partner?".

Een overstap gaat zelden mis op wat je ziet. Hij gaat mis op wat niemand heeft opgeschreven.

[key] Kan er tijdens de overstap een gat in de beveiliging ontstaan?

Dat kan, en het is goed om dat serieus te nemen zonder er bang van te worden. Het gat ontstaat meestal op twee manieren. Eén: de nieuwe partij begint, maar de beveiliging van de oude omgeving wordt nog niet overgenomen, dus er is een periode waarin niemand echt verantwoordelijk is. Twee: de oude partij heeft nog toegang, via beheeraccounts of verbindingen op afstand, lang nadat dat nodig is.

Wat daartegen helpt is eenvoudig, maar vraagt discipline:

• Spreek af wanneer de verantwoordelijkheid overgaat, op een vast moment en op papier.
• Trek oude toegang in zodra die niet meer nodig is: beheeraccounts, wachtwoorden en verbindingen die de oude partij gebruikte.
• Zet tweestapsverificatie aan op accounts die overgaan. Over wachtwoorden en tweestapsverificatie lees je meer in "Wat is het beste wachtwoordbeleid voor een mkb-bedrijf?".

Welke toegang er precies is, verschilt per bedrijf. Daarom hoort het in de inventarisatie.

[users] Wat als de oude partij niet meewerkt aan de overdracht?

Dat gebeurt, maar minder vaak dan je zou denken, en meestal niet uit onwil. Vaak is het gewoon onduidelijk wat er overgedragen moet worden, of wie dat doet. Daarom is het slim om vooraf te kijken wat er in je contract staat over opzegtermijn en overdracht. Welke afspraken gelden, verschilt per contract. Ik kan en wil dat niet voor je beoordelen. Twijfel je, laat het dan door iemand lezen die er verstand van heeft, bijvoorbeeld een jurist.

Praktisch helpt het om:

• vroeg en zakelijk te vragen wat er nodig is voor de overdracht, liefst schriftelijk;
• in te schatten wat je zonder hun hulp kunt achterhalen: welke accounts er zijn, welke apparaten, welke licenties. Dat staat vaak ook in jouw eigen beheeromgeving, bijvoorbeeld Microsoft 365;
• de nieuwe partij te laten meekijken. Die doet dit vaker en weet waar je op moet letten.

Is de samenwerking al stroef? Houd het dan feitelijk en vriendelijk. Dat werkt beter dan een discussie over wie gelijk heeft.

[wrench] Bestaat het risico dat systemen tijdelijk niet bereikbaar zijn tijdens de overstap?

Dat risico bestaat altijd een beetje, en je kunt het klein houden. Het ontstaat vooral op het moment van omschakelen. Daarom bouw je de nieuwe omgeving eerst op de achtergrond, controleer je die, en schakel je pas om als alles klopt. Het moment van omschakelen kies je bewust: liever in een rustig moment dan midden in een drukke week.

Voor systemen op de productievloer geldt dit extra. Weet vooraf welke systemen aan het netwerk hangen, welke onderling afhankelijk zijn en wie er op dat moment beschikbaar moet zijn. Een korte onderbreking die je kent en hebt gepland, is iets anders dan een onderbreking waar niemand op rekende.

[check] Hoe voorkom je dat losse eindjes van de oude partij later alsnog problemen geven?

Door af te ronden voordat je het dossier sluit. Een overstap is pas klaar als er geen restpunten meer zijn, en als alles is vastgelegd voor wie er later mee verder werkt. Denk aan:

• Een overdrachtsmoment met afspraken op papier: wie doet wat, tot welke datum.
• Een controle op wat nog bij de oude partij loopt: abonnementen, licenties, domeinen, back-ups.
• Toegang die is ingetrokken, en bevestigd dat dat ook echt is gebeurd.
• Een vastgelegd overzicht van hoe de omgeving nu in elkaar zit, zodat het niet weer in één hoofd zit.

Dat klinkt als veel, maar het meeste is een kwestie van een lijst afwerken. Een lijst met een collega die meekijkt, werkt daarbij beter dan één persoon die het onthoudt.

[clock] Tot slot

Een overstap gaat zelden mis door één grote fout. Wat er misgaat, is bijna altijd iets dat niet is vastgelegd, niet is overgedragen of niet is afgesproken. Daarom helpt het om te beginnen met een volledig overzicht, een vast moment van overdracht en een lijst die je afwerkt voordat je het dossier sluit.

Twijfel je over je eigen situatie? Bel gerust. We lopen het samen door, zonder verplichting.

Wil je weten waar het bij jou kan wringen?

Plan een afspraak met Marcel

Wil je eerst weten waar jullie nu staan?

Doe de ICT Quickscan →