Geen lijstje met "de beste partij". Gewoon een eerlijk antwoord op welke vragen je kunt stellen, zodat je zelf kunt beoordelen wat bij je past.

[list] In het kort

• In een eerste gesprek zie je al veel. Let op of de partij vooral vertelt, of eerst luistert naar jouw situatie.
• Een lage prijs zegt op zichzelf weinig. Het gaat erom wat erin zit, en wat er apart bovenop komt.
• Of een partij echt verstand heeft van jouw situatie, merk je aan de vragen die ze stelt, niet aan de antwoorden die ze geeft.
• Een referentie is het meest waard als die lijkt op jouw bedrijf. Vraag naar de gewone dagen, niet alleen naar het succesverhaal.
• Wat voor jou zwaar weegt, bepaal je zelf. Wat voor de één de doorslag geeft, is voor de ander bijzaak.

Een IT-partner kiezen voelt vaak moeilijker dan het is, omdat alle partijen op papier hetzelfde beloven. Het verschil zit in de details. Hier lees je waar je op kunt letten.

[question] Waar moet ik op letten in een eerste gesprek met een potentiële nieuwe partner?

Op wie er aan het woord is. Een gesprek waarin vooral de partij zelf praat, over wat ze kunnen, vertelt je weinig over wat ze voor jou kunnen. Een gesprek waarin ze eerst vragen stellen over je bedrijf, je knelpunten en wat je verwacht, geeft een beter beeld van hoe de samenwerking zal voelen.

Een paar dingen om te zien:

• Vragen ze naar jouw situatie voordat ze iets voorstellen?
• Leggen ze uit in gewone taal, of verdwijn je in vaktermen?
• Is duidelijk wat de volgende stap is, en wie je daarvoor belt?
• Laten ze ruimte om te twijfelen, of voel je druk om snel te beslissen?

Wat je belangrijk vindt, verschilt per bedrijf. Voor de één is een vaste contactpersoon doorslaggevend, voor de ander snelheid of prijs. Weet vooraf wat voor jou zwaar weegt.

In een goed eerste gesprek hoor je meer vragen dan beloftes.

[warning] Is een lagere prijs een goed signaal, of juist een reden om extra kritisch te zijn?

Geen van beide, op zichzelf. Een lagere prijs kan betekenen dat een partij efficiënter werkt, of dat er minder in zit. Dat zie je pas als je vergelijkt wat er precies is afgesproken.

Vragen die helpen om prijzen eerlijk te vergelijken:

• Wat zit er in de prijs, en wat komt er apart bij? Denk aan beveiliging, back-ups, vervanging en hulp buiten kantooruren.
• Hoe wordt gefactureerd? Een vast bedrag is voorspelbaar, nacalculatie niet altijd. Het verschil lees je in "Nacalculatie (Brons) of een vast contract: wat is het verschil?".
• Wat gebeurt er als er meer nodig is dan afgesproken?

Twee offertes zijn pas vergelijkbaar als ze hetzelfde omvatten. Vraag dat na voordat je op de prijs vergelijkt.

[key] Hoe herken ik of een partij echt verstand heeft van onze situatie, of gewoon een standaardverhaal houdt?

Aan wat ze vragen en aan wat ze niet beloven. Een partij die je situatie kent, stelt specifieke vragen: hoeveel mensen werken er, welke systemen zijn kritiek, wat is er al ingericht, wat is er in het verleden misgegaan. Een standaardverhaal klinkt voor iedereen hetzelfde.

Een paar vragen die je zelf kunt stellen:

• "Hoe pakken jullie een omgeving als de onze aan?" Een goed antwoord is concreet en gaat over stappen, niet alleen over producten.
• "Wat leggen jullie vast, en waar kan ik dat zien?" Documentatie en overdraagbaarheid zeggen veel over hoe er gewerkt wordt.
• "Wat doen jullie als iets niet kan?" Een eerlijk "dat doen wij niet" is waardevoller dan een ja op alles.
• "Hoe regelen jullie toegang en beveiliging?" Tweestapsverificatie hoort op elk account te staan, zonder uitzondering.

Past de partij bij het type bedrijf dat jij bent, bijvoorbeeld qua grootte en werkwijze? Zie "Regionale IT-partner of landelijke aanbieder: wat is het verschil voor het mkb?" voor wat daarbij kan meespelen.

[users] Is het verstandig om referenties te vragen, en wat vraag je die dan?

Ja, maar vraag verder dan "bent u tevreden?". Dat antwoord is bijna altijd ja. Interessanter is wat er gebeurt op een gewone dag, en wat er gebeurt als het misgaat.

Vragen die je aan een referentie kunt stellen:

• Hoe verliep de overstap? Wat ging goed, wat liep anders dan verwacht?
• Wat gebeurt er als er iets stuk gaat? Hoe snel en hoe duidelijk is de reactie?
• Weten jullie vooraf wat het kost? Of zijn er facturen die je verrasten?
• Is er één aanspreekpunt? Of moet je zelf uitzoeken wie je moet hebben?

Vraag ook of de referentie lijkt op jouw bedrijf: een vergelijkbare grootte, sector en manier van werken. Een tevreden klant met vijf werkplekken zegt weinig over hoe het gaat met vijftig.

[check] Wat is de beste eerste stap als ik dit serieus wil gaan onderzoeken?

Begin klein. Een kort gesprek met één of twee partijen kost je een kwartier en verplicht tot niets. Neem je antwoorden op de vragen hierboven mee, en schrijf achteraf op wat je is opgevallen. Doe dat bij elke partij op dezelfde manier, dan kun je ze eerlijk vergelijken.

Handig om vooraf klaar te hebben:

• Een korte omschrijving van je situatie: hoeveel werkplekken, welke systemen je gebruikt, wat je mist.
• Drie dingen die je belangrijk vindt, in volgorde.
• Wat je huidige contract zegt over opzegging en overdracht, als je nu bij een andere partij zit.

Daarna beslis je op je eigen tempo. Haast is zelden nodig, en een goede partij begrijpt dat.

[clock] Tot slot

De juiste IT-partner kies je niet op basis van de mooiste belofte. Je kiest op basis van hoe ze luisteren, wat er in de prijs zit, hoe ze werken en wat anderen zeggen die lijken op jou. Wat het zwaarst weegt, bepaal je zelf.

Wil je weten hoe wij naar jouw situatie zouden kijken? Bel gerust. Een kwartier, zonder verplichting. Ik hoor het graag.

Wil je in een kwartier voelen of het klikt?

Plan een afspraak met Marcel

Wil je eerst weten waar jullie nu staan?

Doe de ICT Quickscan →