Geen bedragen die voor jouw bedrijf niet kloppen. Gewoon een eerlijk overzicht van waar de kosten zitten, zodat je de juiste vragen kunt stellen.

[list] In het kort

• Een overstap kost meer dan alleen de nieuwe maandprijs. Er kan een eenmalige inspanning bij zitten voor inventariseren, omzetten en eventueel vervangen van apparatuur.
• Welke kosten er zijn en wat ervan in het voorstel zit, verschilt per partij. Vraag dat vooraf uit.
• Zelf kost een overstap tijd: informatie aanleveren, keuzes maken, akkoord geven. Hoeveel, hangt af van de grootte en staat van je omgeving.
• Je eigen IT-mensen hebben er meestal minder werk aan dan ze vrezen, als het goed wordt voorbereid.
• Een realistische inschatting krijg je pas na een gesprek en een inventarisatie. Een bedrag zonder dat is een gok.

"Wat gaat het me kosten?" is bijna altijd de eerste vraag, en ook de lastigste om eerlijk te beantwoorden. Een vast bedrag noemen zonder je omgeving te kennen, zou niet kloppen. Wat we wel kunnen: laten zien waar de kosten zitten.

[question] Zijn er kosten verbonden aan het overstappen zelf, los van de nieuwe maandprijs?

Vaak wel, maar niet bij elke partij en niet in dezelfde vorm. Drie plekken waar je kosten kunt tegenkomen:

• Inventariseren en inrichten. Het in kaart brengen van je omgeving en het opbouwen van de nieuwe inrichting kost werk. Of dat in je voorstel zit of apart wordt begroot, verschilt per partij.
• Vervanging of upgrade. Blijkt bij de inventarisatie dat iets niet past bij de nieuwe aanpak of aan vervanging toe is, dan komt daar een aparte offerte voor. Dat is geen kostenpost van de overstap zelf, maar je ontdekt het wel op dat moment. Over het plannen daarvan lees je meer in "Beste moment om je IT-budget te plannen?".
• Lopende afspraken bij de huidige partij. Wat er in je contract staat over opzeggen, einddatum en overdracht, bepaalt of daar kosten aan hangen. Dat verschilt per contract. Lees het na, en laat het zo nodig door een jurist beoordelen.

Vraag bij elke partij waar je mee praat: wat zit er in het voorstel, en wat komt er apart bovenop?

[clock] Hoeveel eigen tijd moet ik als ondernemer realistisch in een overstap steken?

Minder dan je denkt, maar niet niets. Je tijd gaat naar drie dingen: het gesprek aan het begin, het bevestigen van de keuzes in het plan, en op het moment van omschakelen even bereikbaar zijn. Het zware werk, zoals inventariseren en bouwen, doet de nieuwe partij.

Wat de tijd langer maakt is meestal niet de techniek, maar traagheid in antwoorden. Een vraag die een week blijft liggen, houdt het hele traject een week op. Wil je het kort houden, wijs dan één persoon aan als aanspreekpunt en maak vooraf duidelijk wie wat mag beslissen.

Hoeveel uren het precies zijn, hangt af van de grootte van je bedrijf en de staat van je omgeving. Dat durven we niet in een getal te vatten zonder je situatie te kennen.

[users] Vraagt de overstap veel tijd van mijn eigen IT-team?

Dat valt meestal mee, als de overstap goed is voorbereid. Je eigen mensen hoeven vooral kennis te delen: hoe de omgeving nu in elkaar zit, waar bijzonderheden zitten, welke afspraken er zijn. Zij kennen het bedrijf, de nieuwe partij kent het proces.

Wat wel tijd kost, is de overlap. Er is een periode waarin het oude en het nieuwe nog naast elkaar bestaan, en jouw team kan dan vragen krijgen van collega's. Plan daar ruimte voor in, bijvoorbeeld door in die weken geen andere grote projecten te starten.

Heb je geen eigen IT-mensen? Dan komt die kennis uit de inventarisatie van de nieuwe partij, en hoef je er zelf weinig voor te doen.

[check] Kan ik vooraf een realistische inschatting krijgen van wat een overstap kost?

Ja, maar wees voorzichtig met een bedrag dat zonder gesprek en zonder inventarisatie komt. Een serieuze inschatting heeft een basis nodig: hoeveel werkplekken, wat er staat, wat er moet worden vervangen en welke afspraken er nu lopen.

Zo ziet een eerlijke volgorde eruit: eerst een gesprek over je situatie, dan een voorstel, dan een inventarisatie, en bij vervanging of upgrade een aparte offerte. Elke stap geeft meer zekerheid. Houd er rekening mee dat het totaalbeeld pas na de inventarisatie volledig is.

Wil je in de tussentijd je lopende IT-kosten beter in beeld krijgen? Dat helpt bij het vergelijken. Zie "Hoe houd ik grip op mijn IT-kosten?".

[wrench] Kost een overstap iets aan productietijd, of is dat te voorkomen?

Dat is meestal te voorkomen, met een goede planning. De nieuwe omgeving wordt op de achtergrond gebouwd, zodat mensen door kunnen werken. Alleen het moment van omschakelen raakt de dagelijkse gang van zaken even. Dat plan je in een rustig moment, en je stemt het vooraf af.

Voor systemen op de vloer vraagt dat extra aandacht. In de inventarisatie komt naar voren welke systemen aan het netwerk hangen. Daarmee kun je afspreken wanneer er wel en niet geschakeld wordt. Een korte, geplande onderbreking kost minder dan een onverwachte.

[clock] Tot slot

Een overstap kost meer dan een nieuwe maandprijs, maar niet automatisch veel. De kosten zitten in inventariseren en inrichten, in eventuele vervanging van apparatuur en in je eigen tijd. Welke dat bij jou zijn, weet je pas na een gesprek en een inventarisatie. Wie je een vast bedrag noemt zonder dat gesprek, gokt.

Wil je weten waar jouw situatie zou uitkomen? Bel gerust. We kijken mee, zonder verplichting.

Wil je een eerlijke inschatting voor jouw situatie?

Plan een afspraak met Marcel

Wil je eerst weten waar jullie nu staan?

Doe de ICT Quickscan →