Bellen met Microsoft Teams klinkt voor veel ondernemers logisch. Je werkt er al mee, iedereen kent het en het voelt als één centrale plek voor communicatie. Toch blijft de vraag terugkomen: wat kost bellen met Teams nu echt per gebruiker?
Online zie je bedragen die alle kanten op gaan. De één heeft het over een paar euro per maand, de ander over tientallen euro’s. Dat is verwarrend, maar wel verklaarbaar. De kosten zitten namelijk niet alleen in Teams zelf, maar vooral in de keuzes die je daaromheen maakt.
In dit artikel leg ik rustig uit hoe die kosten zijn opgebouwd en waar je rekening mee moet houden.
Microsoft Teams is geen telefooncentrale
Teams is in de basis een samenwerkingsplatform. Chatten, videobellen en samenwerken aan documenten zitten standaard in je Microsoft 365-licentie. Maar bellen naar vaste en mobiele nummers hoort daar niet automatisch bij.
Je kunt Teams vergelijken met een bedieningspaneel. Het ziet er strak uit en werkt prettig, maar zonder extra onderdelen kan het nog niet functioneren als telefooncentrale. Pas als je Teams koppelt aan telefonie, wordt het een volwaardige beloplossing.
Hoe zijn de kosten per gebruiker opgebouwd?
De kosten van Teams-bellen bestaan vrijwel altijd uit drie lagen. Die lagen bepalen samen wat je uiteindelijk per gebruiker betaalt.
De eerste laag is de Microsoft-licentie. De tweede laag is de manier waarop je belt. De derde laag is beheer en inrichting. Vooral die laatste twee zorgen voor verschil in prijs én gebruikservaring.
De basis: Microsoft 365-licentie
Wat betaal je hier eigenlijk voor?
Om Teams te gebruiken heb je een Microsoft 365-licentie nodig, zoals Business Standard, Business Premium of een Enterprise-licentie. Voor de meeste organisaties is dit geen extra kostenpost, omdat deze licentie al in gebruik is.
De kosten hiervan liggen meestal tussen de tien en vijfentwintig euro per gebruiker per maand. Belangrijk om te weten: deze kosten zijn niet specifiek voor bellen. Ze vormen alleen de technische basis waarop Teams draait.
Met alleen deze licentie kun je dus nog niet extern bellen.
De grootste variabele: hoe je belt met Teams
Op dit punt ontstaan de grootste prijsverschillen. Teams kan namelijk op verschillende manieren worden gekoppeld aan telefonie. Elke keuze heeft invloed op kosten, flexibiliteit en toekomstbestendigheid.
Bellen via Microsoft Calling Plans
Bij deze optie regel je alles via Microsoft. Microsoft levert de telefoonnummers en verzorgt het belverkeer. Technisch gezien is dit de meest eenvoudige oplossing.
De kosten liggen meestal tussen de tien en vijftien euro per gebruiker per maand, afhankelijk van belbundels en gebruik. Voor kleinere organisaties kan dit prima werken, zeker als de wensen beperkt zijn.
Nadeel is dat deze oplossing minder flexibel is. Bij groei, specifieke belstructuren of nummerbeheer loop je sneller tegen grenzen aan.
Bellen via Operator Connect
Bij Operator Connect gebruik je Teams als belinterface, maar loopt het belverkeer via een externe telecomprovider. Dit zie je steeds vaker bij MKB-organisaties.
De kosten per gebruiker liggen meestal tussen de vijf en twaalf euro per maand. Naast de prijs biedt deze optie vaak meer flexibiliteit, betere ondersteuning en eenvoudiger nummerbehoud.
Voor veel bedrijven is dit een fijne middenweg tussen eenvoud en professionaliteit.
Bellen via Direct Routing
Direct Routing is de meest uitgebreide optie. Hierbij koppel je Teams aan een eigen (cloud) telefooncentrale. Dit klinkt technisch — en dat is het ook — maar het biedt maximale vrijheid.
Deze oplossing wordt vaak gekozen door organisaties met meerdere locaties, bestaande telefonie of complexe belstromen. De kosten liggen meestal tussen de acht en vijftien euro per gebruiker per maand, plus een eenmalige inrichting.
Hoewel deze optie niet altijd de goedkoopste is, sluit hij vaak het beste aan bij grotere of groeiende organisaties.
Beheer en inrichting: de vergeten kostenpost
Wat vaak wordt vergeten, zijn de kosten voor beheer en inrichting. Teams-bellen werkt pas echt prettig als zaken zoals nummerbehoud, openingstijden, wachtrijen, doorschakelingen en beveiliging goed zijn geregeld.
Zonder goed beheer voelt bellen al snel rommelig. Medewerkers weten niet wie wanneer bereikbaar is en klanten komen niet uit waar ze moeten zijn.
Beheerkosten liggen meestal tussen de vijf en vijftien euro per gebruiker per maand, of worden als vast maandbedrag afgerekend. Juist dit onderdeel bepaalt hoe stabiel en zorgeloos de oplossing aanvoelt.
Wat kost Teams-bellen nu gemiddeld per gebruiker?
Als je alles bij elkaar optelt, zie je in de praktijk een duidelijk beeld ontstaan.
Voor een eenvoudige inrichting met beperkte wensen ligt het totaal vaak rond de vijftien euro per gebruiker per maand, bovenop de bestaande Microsoft-licentie.
Voor de meeste MKB-organisaties komt het realistische totaal uit tussen de twintig en vijfentwintig euro per gebruiker per maand. Dan zijn bellen, nummers en beheer goed geregeld.
Bij uitgebreidere omgevingen of hogere eisen aan beschikbaarheid loopt dit op tot dertig euro of meer per gebruiker per maand.
Waarom alleen naar prijs kijken risicovol is
Het goedkoopste scenario is zelden het beste scenario. Telefonie raakt direct aan bereikbaarheid, klanttevredenheid en interne rust.
Als klanten je niet kunnen bereiken of medewerkers twijfelen over doorschakelingen en bereikbaarheid, kost dat tijd en energie. Die kosten zie je niet op een factuur, maar voel je wel dagelijks.
Teams-bellen werkt het best als het past bij hoe je organisatie werkt, niet alleen bij wat het kost.
Conclusie: voorspelbare kosten, als je het goed aanpakt
Bellen met Microsoft Teams hoeft niet duur te zijn. De kosten per gebruiker zijn goed te voorspellen, zolang je begrijpt dat Teams zelf maar een deel van de oplossing is.
De echte keuzes zitten in hoe je belt en hoe het wordt beheerd. Wie dat vooraf goed regelt, voorkomt verrassingen en zorgt voor rust in de dagelijkse communicatie.
En uiteindelijk is dat precies wat je van zakelijke telefonie verwacht.
Twijfel je of Teams-bellen voor jouw organisatie slim is? In een kort gesprek brengen we je wensen, kosten en mogelijkheden in kaart. Dan weet je precies waar je aan toe bent.
Neem contact op Plan een kennismakingsgesprek via Teams
Persoonlijk geef ik de voorkeur aan een korte kennismaking via Teams, dan hebben we er een gezicht bij en kunnen we als er een klik is een vervolgafspraak inplannen.
Hopelijk spreken we elkaar snel.
Groet,
Marcel Martens
Wat kost bellen met Microsoft Teams per gebruiker?