Waarom Microsoft Teams adoptie vaak stokt – en hoe dat te voorkomen

Je hebt Microsoft Teams uitgerold. Alles staat klaar. De techniek werkt. Maar na een paar maanden merk je dat het gebruik tegenvalt. Mensen blijven e-mailen, bestanden worden op de verkeerde plekken opgeslagen, en Teams wordt nauwelijks benut zoals bedoeld.

Klinkt bekend? Dan ben je niet de enige. Veel organisaties lopen hier tegenaan. In deze blog lees je waarom adoptie van Microsoft Teams vaak stokt – en vooral: wat je eraan kunt doen.

Wat bedoelen we met “adoptie”?

Installeren is makkelijk. Gebruiken is wat anders.

Het installeren van Microsoft Teams is zo gebeurd. Maar dat betekent nog niet dat iedereen het ook goed gebruikt. Adoptie gaat over gedrag. Over hoe mensen samenwerken, communiceren en informatie delen.

Zonder bewust gekozen gedragsverandering blijft Teams gewoon ‘een extra tool’. En dat is zonde van je investering.

1. Te veel focus op techniek, te weinig op mensen

“We hebben toch Teams al geïnstalleerd?”

Veel organisaties denken dat de implementatie klaar is als de techniek werkt. Maar techniek is slechts de basis. Gebruikers moeten snappen waarom Teams er is, wat het hen oplevert en hoe ze het slim inzetten in hun werk.

Tip: Begin altijd met het ‘waarom’. Waarom gebruiken we Teams? Wat wordt er beter of makkelijker? Pas als dat duidelijk is, gaan mensen het echt gebruiken.

2. Chaos door gebrek aan structuur

Iedereen maakt teams aan – en niemand weet waar wat staat

Zonder afspraken ontstaat al snel wildgroei. Teams worden dubbel aangemaakt, namen zijn onduidelijk en bestanden verdwijnen in de digitale jungle. Dat zorgt voor frustratie én voor afhakende gebruikers.

Tip: Maak vooraf duidelijke afspraken. Denk aan naamgeving, rechten, wie een team mag aanmaken, en hoe je zorgt voor overzicht. Werk met sjablonen en wijs per team een eigenaar aan.

3. Geen of onvoldoende training

“Oh, kun je dat óók met Teams doen?”

Veel mensen gebruiken Teams alleen om te chatten of te videobellen. Simpelweg omdat ze niet weten wat er nog meer kan. Documenten delen, samenwerken aan notities, takenlijsten beheren – het blijft onbenut.

Tip: Investeer in praktische, korte trainingen. Laat zien hoe Teams hun werk makkelijker maakt. Denk aan live demo’s, korte video’s of een interne ‘hoe-doe-je-dat-in-Teams’ gids.

4. Het management doet niet mee

Geen voorbeeld? Geen navolging.

Als het management nog steeds alles via e-mail regelt of geen idee heeft hoe Teams werkt, waarom zouden medewerkers dan anders gaan werken?

Tip: Laat zien dat het management Teams actief gebruikt. Voor overleg, besluitvorming, het delen van documenten – alles. Goed voorbeeld doet volgen.

5. Slechte processen worden niet beter door een nieuwe tool

Teams lost geen rommelige werkwijze op

Als werkprocessen niet duidelijk zijn, lost Teams dat niet voor je op. Sterker nog: dan voegt het alleen maar meer ruis toe.

Tip: Kijk eerst kritisch naar je processen. Wat wil je verbeteren? Waar loopt het nu spaak? Pas Teams aan op je werkwijze – niet andersom.

Blijf in beweging: adoptie is geen eindstation

Een succesvolle adoptie vraagt aandacht

Zie de inzet van Teams niet als iets dat je eenmalig doet. Het is een traject. Mensen moeten wennen, leren en bijsturen. Soms zelfs even terug naar de basis. Dat vraagt om aandacht, ondersteuning en enthousiasme.

✅ Check regelmatig hoe het gebruik gaat

✅ Vraag feedback aan gebruikers

✅ Vier kleine successen

✅ Blijf herhalen waarom je het doet

Klaar om Teams écht te laten werken?

Wil je van Microsoft Teams een waardevolle samenwerktool maken in jouw organisatie? Begin dan met mensen, processen en structuur – niet alleen met de techniek.

Wij helpen je graag om Teams slim én blijvend te laten landen in jouw bedrijf.