Stel je voor: je werkt bij een organisatie waar iedereen nog met losse mailtjes, netwerkschijven en allerlei tools naast elkaar werkt. Bestanden slingeren overal rond, de communicatie is onoverzichtelijk, en niemand weet meer wat nou de laatste versie van een document is. Herkenbaar?
Zo’n situatie troffen we aan bij een van onze klanten. Een organisatie met zo’n 150 medewerkers, verdeeld over drie locaties. Ze werkten nog grotendeels on-premise met een lokale fileserver en traditionele e-mail. Hun wens? Alles centraliseren, samenwerken vanuit één platform en klaar zijn voor hybride werken. De keuze viel op: Microsoft Teams.
Waarom deze klant wilde overstappen
Drie redenen voor verandering
De aanleiding voor de migratie was duidelijk:
- Medewerkers werkten steeds vaker thuis of op locatie
- Er was behoefte aan één centrale plek voor bestanden, communicatie en vergaderingen
- IT moest schaalbaar en beter beheersbaar worden
En misschien nog wel het belangrijkste: de huidige omgeving begon te piepen en kraken. Denk aan trage verbindingen met de fileserver, conflicterende versies van documenten, en veel frustratie onder medewerkers.
De aanpak: migratie in drie fases
We kozen voor een gefaseerde aanpak, met duidelijke communicatie richting medewerkers. Zo hielden we de drempel laag en bleef de continuïteit van het werk gewaarborgd.
Fase 1: Analyse en voorbereiding
We begonnen met een intake en inventarisatie:
- Welke data stond waar?
- Welke afdelingen werken het meest samen?
- Hoe ziet de huidige IT-infrastructuur eruit?
Op basis hiervan hebben we een Teams-structuur opgezet per afdeling en project. Oude data werd opgeschoond.
Fase 2: Technische migratie
- 3,2 TB aan data werd gemigreerd naar SharePoint Online
- 24 Teams-channels ingericht
- Outlook werd gekoppeld aan Teams (mailhandtekeningen, agenda's, vergaderverzoeken)
- Alles gebeurde buiten werktijd om verstoringen te voorkomen
Fase 3: Adoptie en training
Per afdeling gaven we een praktische training van 1,5 uur. Geen lange handleidingen, maar hands-on uitleg:
- Hoe vind ik mijn bestanden terug?
- Hoe chat ik met collega’s?
- Hoe start ik een vergadering of werk ik samen in documenten?
Daarnaast was er een digitaal startportaal met instructievideo’s en veelgestelde vragen.
De resultaten: harde cijfers
Zes weken na de livegang zagen we het volgende resultaat:
| Meting | Voor de migratie | 6 weken na migratie |
|---|---|---|
| Tijd kwijt aan zoeken | Gemiddeld 18 min/dag | Minder dan 5 min/dag |
| Interne e-mails per week | 1250+ | 420 |
| Aantal Teams-vergaderingen | 0 | 160+ |
| Versieconflicten | Dagelijks | Incidenteel (1-2 p/wk) |
| Tevredenheid medewerkers | 5,9 / 10 | 8,1 / 10 |
Daarnaast gaf 87% van de medewerkers aan “Teams niet meer te willen missen.”
Wat we hebben geleerd
3 belangrijke lessen
Elke migratie is anders, maar dit project bevestigde opnieuw een paar belangrijke punten:
- Zorg voor draagvlak. Betrek sleutelfiguren vanaf het begin.
- Investeer in adoptie. De techniek is belangrijk, maar de mensen maken het verschil.
- Plan realistisch. Een gefaseerde aanpak voorkomt stress en fouten.
Ook overstappen?
Overweeg je zelf de overstap naar Microsoft Teams of Microsoft 365? Dan is dit hét moment. De hybride manier van werken vraagt om slimme tools én een goede aanpak.
Wij helpen je graag – net als deze klant – met een soepele overgang die past bij jouw organisatie. Mét cijfers waar je blij van wordt.
Neem contact op Plan een kennismakingsgesprek via Teams
Persoonlijk geef ik de voorkeur aan een korte kennismaking via Teams, dan hebben we er een gezicht bij en kunnen we als er een klik is een vervolgafspraak inplannen.
Hopelijk spreken we elkaar snel.
Groet,
Marcel Martens
Migratie naar Microsoft Teams: klantcase met cijfers