Vrijwel elk MKB-bedrijf werkt met Microsoft 365. Mailen, Teams, bestanden delen, samenwerken in de cloud — het is inmiddels de standaard.
Maar zodra je moet bepalen welke licenties daarbij horen, ontstaat vaak verwarring. Business Basic, Standard, Premium. Enterprise E3 of E5. En ondertussen betaal je elke maand door, zonder dat iemand nog precies weet waarom.
In dit artikel brengen we rust en overzicht. Geen technisch geneuzel, maar duidelijke uitleg: wat heb je nodig, wanneer wel — en wanneer juist niet.
Waarom Microsoft 365-licenties zo vaak verkeerd gekozen worden
Keuzes die ooit logisch waren, maar nooit zijn herzien
Veel bedrijven hebben ooit een licentie gekozen die op dat moment prima werkte. Daarna veranderde alles: meer medewerkers, thuiswerken, gevoelige data in de cloud. Alleen de licenties bleven hetzelfde.
Alles gelijk of juist te zwaar
Wat we vaak zien: iedereen krijgt dezelfde licentie “voor het gemak”. Of er wordt juist gekozen voor de duurste optie, omdat dat veilig voelt. In beide gevallen betaal je vaak voor functies die niemand gebruikt, terwijl essentiële onderdelen ontbreken.
Eerst kijken hoe je werkt, dan pas kiezen
Licenties volgen je manier van werken
Een goede licentiekeuze begint niet bij Microsoft, maar bij je eigen organisatie. Werk je vooral online of lokaal? Is Teams een bijzaak of juist je centrale communicatiekanaal? En hoe belangrijk is beveiliging in jullie dagelijkse werk?
Als die vragen niet beantwoord zijn, is elke licentie een gok.
De belangrijkste Microsoft 365-licenties uitgelegd
Microsoft 365 Business Basic
Business Basic is vaak de instaplicentie. Je krijgt e-mail, Teams, OneDrive en SharePoint, allemaal via de browser. Voor medewerkers met een lichte rol werkt dit prima.
Zodra iemand dagelijks met Outlook of Excel werkt, of je iets wilt regelen rondom security, loop je tegen grenzen aan. Daarom is Business Basic zelden geschikt als standaardlicentie voor iedereen.
Microsoft 365 Business Standard
Business Standard voelt voor veel bedrijven als de logische keuze. Je krijgt de volledige Office-apps op je laptop of pc, plus alles wat Basic ook biedt.
Voor kleinere organisaties werkt dit vaak goed. Totdat thuiswerken structureel wordt en apparaten buiten kantoor gebruikt worden. Dan merk je dat beheer en beveiliging ontbreken.
Microsoft 365 Business Premium
Business Premium is voor veel MKB-bedrijven de beste balans. Je krijgt niet alleen Office en samenwerking, maar ook apparaatbeheer en basisbeveiliging.
Dat betekent dat je grip krijgt op laptops en telefoons, veilig kunt werken vanaf verschillende locaties en minder afhankelijk bent van losse tools. Voor organisaties die hybride werken of willen groeien zonder IT-chaos, is dit vaak de meest verstandige keuze.
Enterprise-licenties (E3 en E5)
Enterprise-licenties zijn krachtig, maar vaak te zwaar voor het MKB. Zonder duidelijke compliance-eisen of een interne IT-afdeling blijven veel functies ongebruikt.
Meer functies betekent niet automatisch meer veiligheid. Vaak is een goed ingerichte Business Premium-omgeving effectiever dan een half gebruikte Enterprise-licentie.
Waar het in de praktijk vaak misgaat
Licenties zonder inrichting
Business Premium afnemen, maar niets instellen. Dat zien we vaak. Dan betaal je voor mogelijkheden die je niet benut en blijft het gevoel bestaan dat IT “vaag” of “onbetrouwbaar” is.
Geen periodieke controle
Gebruikers vertrekken, rollen veranderen, maar licenties blijven lopen. Zonder periodieke check betaal je al snel voor accounts die niemand meer gebruikt.
Hoe wij bij M-IT naar Microsoft 365-licenties kijken
Eerst rust en overzicht
Wij beginnen niet bij licenties, maar bij hoe je organisatie werkt. Wat mag er misgaan en wat absoluut niet? Pas daarna bepalen we welke licenties logisch zijn.
Soms betekent dat minder afnemen dan nu. Soms iets meer, maar dan wél goed ingericht en begrijpelijk voor de gebruikers.
Conclusie: de juiste licentie is een bewuste keuze
Microsoft 365 is geen kant-en-klaar pakket, maar een gereedschapskist. En meer gereedschap maakt je werk niet beter als je het niet nodig hebt of niet gebruikt.
De juiste licentie past bij hoe jouw organisatie werkt — vandaag én morgen. Niet bij wat ooit logisch leek, en ook niet bij wat “veilig voelt”.
Twijfel je of jouw Microsoft 365-lagen goed op elkaar aansluiten?
👉 Check of je licenties nog passen bij hoe je werkt.
Neem contact op Plan een kennismakingsgesprek via Teams
Persoonlijk geef ik de voorkeur aan een korte kennismaking via Teams, dan hebben we er een gezicht bij en kunnen we als er een klik is een vervolgafspraak inplannen.
Hopelijk spreken we elkaar snel.
Groet,
Marcel Martens
Microsoft 365: Welke licenties heb je écht nodig?