Een link per mail is zo gemaakt. Maar weet je over een jaar nog wie er bij je bestanden kan?

[list] In het kort

• Delen via Microsoft 365 is volgens Microsoft veiliger en beter te beheren dan bijlagen mailen.
• Er zijn drie soorten deellinks. "Iedereen met de link" is het makkelijkst en het minst te controleren. "Specifieke mensen" is het strengst.
• Een bestand delen is iets anders dan iemand toegang geven tot een hele site of team. Dat laatste geeft veel meer.
• Als beheerder zie je je gasten in het Microsoft 365-beheercentrum. Wat je er niet vanzelf bij ziet, is wie er niet meer nodig is.
• Je kunt toegang laten verlopen, delen beperken tot bepaalde domeinen of groepen, en gasten periodiek laten nalopen.

Samenwerken met mensen buiten je bedrijf hoort erbij: klanten, leveranciers, de boekhouder. De vraag is niet of je dat doet, maar hoe je overzicht houdt.

[question] Hoe deel ik documenten met klanten of leveranciers zonder de controle te verliezen?

Door te kiezen wat voor link je gebruikt. Microsoft kent drie soorten:

• Iedereen met de link. Werkt zonder inloggen. Een doorgestuurde link werkt voor wie hem krijgt, en je kunt niet bijhouden wie er toegang heeft gehad. Handig voor niet-gevoelige bestanden.
• Mensen in je organisatie. Werkt alleen voor je eigen medewerkers, niet voor gasten.
• Specifieke mensen. Werkt alleen voor de personen die je opgeeft. Dit is de strengste optie.

Voor alles wat gevoelig is, kies je "specifieke mensen". Je kunt als beheerder ook instellen welke soort standaard wordt voorgesteld, zodat "iedereen met de link" een bewuste keuze moet zijn. Wil je "iedereen" toestaan, dan kun je die links laten verlopen en alleen lezen laten zijn.

De makkelijkste link is zelden de veiligste.

[key] Wat is het verschil tussen een bestand delen en iemand toegang geven?

Een bestand delen geeft toegang tot dat bestand of die map. Iemand toegang geven tot een site of team geeft toegang tot alles wat daar staat, nu en straks. Het tweede is veel meer.

In Teams komt daar nog iets bij. Microsoft maakt onderscheid tussen:

• Externe toegang: chatten, bellen en vergaderen met mensen uit andere organisaties. Dat geeft geen toegang tot de bestanden of bronnen van een team.
• Gastentoegang: iemand wordt aan een team toegevoegd en kan daar chatten, vergaderen en aan bestanden werken. Die persoon krijgt een gastaccount in jouw Microsoft 365.

Het is daarom handig om vooraf te bepalen: gaat het om één document, om een project, of om een lopende samenwerking? Dat bepaalt of je een link deelt, een gast aan een site toevoegt of een aparte plek inricht.

[cog] Hoe weet ik wie van buiten mijn bedrijf toegang heeft?

Als beheerder zie je de gasten in het Microsoft 365-beheercentrum, op de pagina "Gasten". Dat zijn de externe personen die een gastaccount hebben gekregen. Je hebt er een beheerdersrol voor nodig.

Twee kanttekeningen:

• Gasten die via een deellink binnenkomen, kunnen ook een gastaccount krijgen. Volgens Microsoft gebeurt dat sinds 2026 voor nieuwe externe deling altijd, via Microsoft Entra B2B.
• Een "iedereen met de link"-link laat geen gast achter in je lijst. Wie die link heeft, komt binnen zonder in te loggen. Je ziet het dus niet in de lijst.

Voor SharePoint en OneDrive kun je ook een rapport laten maken van wat er is gedeeld en met wie. Dat kan een site-beheerder doen.

Let op: Microsoft schrijft dat het oudere systeem met eenmalige codes in SharePoint vanaf oktober 2026 wordt uitgefaseerd. Externe ontvangers van oudere "specifieke mensen"-links hebben dan een gastaccount nodig om erbij te kunnen. Soms moet je dan opnieuw delen. Controleer de actuele stand in je eigen omgeving.

[clock] Wat gebeurt er als een externe partij vertrekt of het contract stopt?

Niets vanzelf, tenzij je het hebt ingesteld. Dat is het risico: toegang die ooit nodig was, blijft staan.

Je hebt een paar manieren om dat op te vangen:

• Handmatig stoppen met delen. Verwijder de rechten van de gast op het gedeelde item, of verwijder de gast uit je directory. Bij een "iedereen met de link"-link verwijder je de link zelf.
• Toegang laten verlopen. Als beheerder kun je instellen dat gasttoegang na een aantal dagen automatisch verloopt. De persoon die deelde, kan het verlengen.
• Gasten laten nalopen. Met toegangsbeoordelingen (access reviews) in Microsoft Entra laat je gasten of een verantwoordelijke periodiek bevestigen of toegang nog nodig is. Gasten die niet reageren, kunnen na 30 dagen worden verwijderd. Hiervoor heb je volgens Microsoft Entra ID P2 of Entra ID Governance nodig.

Als je de toegang beperkt of uitzet, verliezen gasten die volgens Microsoft doorgaans binnen een uur.

[users] Kan ik instellen dat externen alleen bepaalde dingen zien?

Ja, op een paar niveaus:

• Per site. Je kunt sites strenger afsluiten dan je organisatie als geheel. Een site kan nooit ruimer zijn dan de organisatie-instelling.
• Per domein. Je kunt delen beperken tot bepaalde domeinen, of bepaalde domeinen uitsluiten.
• Per groep. Je kunt bepalen dat alleen mensen in bepaalde beveiligingsgroepen extern mogen delen.
• Aparte plek voor een partner. Microsoft beschrijft een zogeheten extranet: een site die je maakt zodat een partner alleen bij de inhoud kan die voor hem bedoeld is.

Over beveiliging van de gasten zelf: voor gasten kunnen dezelfde regels gelden als voor je eigen mensen, zoals tweestapsverificatie. Microsoft adviseert in zijn aanbevolen beleid om van gasten altijd tweestapsverificatie te vragen. Let wel: regels die vragen dat een apparaat "compliant" is, blokkeren gasten juist, omdat maar één organisatie een apparaat kan beheren. Gasten sluit je daarvan uit.

Hoe je toegang voor je eigen medewerkers regelt, lees je in "Hoe geef je medewerkers de toegang die ze nodig hebben?".

[wrench] Hoe werk ik met leveranciers aan bestanden voor de productie?

Het principe is hetzelfde als hierboven: geef een leverancier alleen toegang tot wat hij nodig heeft, voor zo lang als nodig is.

Dit is mijn eigen suggestie en geen Microsoft-advies: werk met een aparte map of site per leverancier of project, deel met specifieke personen, en laat toegang na afloop vervallen. Zo staan tekeningen of orderbestanden niet in dezelfde plek als je interne administratie.

Of dat past, hangt af van hoe jullie werken en welke systemen er nog meer bij betrokken zijn. Dat bespreek je per situatie.

[clock] Tot slot

Veilig samenwerken met externen is geen kwestie van minder delen, maar van bewust kiezen: welke link, welk niveau van toegang en hoe lang. Kijk na wie er nu bij je bestanden kan, en stel in dat toegang niet eeuwig blijft staan.

Wil je weten hoe dat er bij jou voor staat? Dan kijken we graag mee.

Wil je weten hoe jouw omgeving ervoor staat?

Plan een afspraak met Marcel

Wil je eerst weten waar jullie nu staan?

Doe de ICT Quickscan →

Bronnen

• How shareable links work in OneDrive and SharePoint (Engels)
• Use guest access and external access to collaborate with people outside your organization (Engels)
• Microsoft Entra B2B integration for SharePoint and OneDrive (Engels)
• Manage sharing settings for SharePoint and OneDrive (Engels)
• Gastentoegang beheren met toegangsbeoordelingen
• Beleid voor identiteits- en apparaattoegang voor B2B-toegang voor gasten en externe gebruikers