De échte kosten van IT-stilstand: waarom een uur downtime meer kost dan je denkt

IT-stilstand voelt vaak als iets tijdelijks. Even geen toegang. Even wachten. Even koffie halen tot het weer werkt.

Maar in de praktijk is downtime zelden “even”. En nog belangrijker: de echte schade zie je bijna nooit direct terug op de factuur van je IT-partner.

In dit artikel neem ik je stap voor stap mee in wat IT-stilstand je echt kost. Niet alleen in euro’s, maar ook in tijd, energie, vertrouwen en groei. Precies zoals we dat binnen dit project benaderen: nuchter, herkenbaar en zonder paniekverhalen.

Wat verstaan we eigenlijk onder IT-stilstand?

IT-stilstand is meer dan een complete servercrash. Het is elk moment waarop IT je werk niet ondersteunt zoals het hoort.

Dat kan zijn:

• Systemen die volledig uitvallen
• Applicaties die traag of instabiel zijn
• Netwerkproblemen waardoor werken frustrerend wordt
• Cloudapplicaties die “even” niet reageren
• Telefonie of e-mail die onbetrouwbaar is

Het lastige is: veel van deze momenten worden niet eens als downtime gezien. Ze staan niet in een rapport, maar ze vreten wel tijd. En tijd is geld, ook als niemand het zo noemt.

De kosten die je direct ziet

Dit zijn de kosten waar bijna iedereen nog wel bij kan.

Productiviteitsverlies

Als medewerkers niet kunnen werken, lopen de kosten gewoon door. Lonen worden betaald, maar output blijft uit.

Tien medewerkers die een uur niets kunnen doen, lijkt misschien overzichtelijk. Maar vaak is dat uur:

• Geen volledig stil uur
• Verspreid over meerdere momenten
• Gecombineerd met herstelwerk

Wat begint als “een storing van een uur” wordt al snel twee of drie uur verminderde productiviteit.

Gemiste omzet

Kun je geen offertes versturen?

Geen orders verwerken?

Kunnen klanten je niet bereiken?

Dan loop je omzet mis. Soms zie je dat direct, maar vaak pas later. Klanten haken af, kiezen een alternatief of stellen hun beslissing uit. Die schade komt niet met een duidelijke prijskaart, maar is er wel degelijk.

Externe kosten

Bij downtime komen vaak extra kosten kijken:

• Spoedondersteuning
• Extra uren van een IT-partner
• Tijdelijke noodoplossingen
• Licenties of tools die “even snel” nodig zijn

Stilstand is zelden gratis opgelost.

De kosten die bijna niemand meerekent

En hier zit de echte pijn. De onzichtbare schade.

Frustratie bij medewerkers

IT die niet werkt, ondermijnt werkplezier. Mensen raken:

• Gefrustreerd
• Afgeleid
• Minder scherp
• Sneller geneigd fouten te maken

En belangrijker: die focus komt niet automatisch terug zodra het systeem weer online is. De flow is weg. Dat kost energie, concentratie en motivatie.

Verlies van vertrouwen

Downtime tast vertrouwen aan. Niet alleen bij klanten, maar ook intern.

Zinnen als:

• “Sla het maar lokaal op, voor de zekerheid.”
• “IT werkt toch nooit mee.”
• “Ik regel het zelf wel.”

Dat is het begin van schaduw-IT. Mensen zoeken hun eigen oplossingen. Goed bedoeld, maar vaak onveilig, inefficiënt en slecht beheersbaar.

Tijd die je nooit meer terugkrijgt

Downtime stopt niet wanneer systemen weer werken. Er volgt altijd:

• Inhaaltijd
• Overleg
• Herstelwerk
• Extra controles

Een uur storing kan zomaar een halve dag nasleep hebben. En die tijd zie je nergens expliciet terug.

Waarom één uur downtime nooit één uur is

Laten we het concreet maken.

Stel:

• 15 medewerkers
• Gemiddeld uurtarief van €45
• Eén uur IT-stilstand

Dat lijkt €675 aan loonkosten.

Maar in werkelijkheid komt daar bij:

• Extra overleg en herstel
• Verminderde productiviteit daarna
• Fouten door haast
• Eén gemiste order of vertraagde klant

Dat ene uur kost ineens geen honderden euro’s meer, maar eerder duizenden. En dan hebben we reputatieschade nog niet eens meegerekend.

IT-stilstand wordt steeds duurder

Vroeger was IT ondersteunend. Nu is IT je bedrijf.

• Werk is digitaal
• Communicatie is digitaal
• Data is digitaal
• Processen zijn digitaal

Hoe meer je digitaliseert, hoe groter de impact van stilstand. Toch wordt IT-continuïteit vaak nog gezien als een kostenpost in plaats van risicobeheersing.

En precies daar gaat het vaak mis.

“Maar we hebben toch een back-up?”

Dat hoor je vaak. En back-ups zijn belangrijk. Maar ze voorkomen geen downtime.

Veel organisaties ontdekken pas bij een incident dat:

• Herstel langer duurt dan verwacht
• Niet alles is meegenomen
• Afhankelijkheden ontbreken
• Herstel nooit echt getest is

Een back-up is geen garantie dat je snel weer kunt doorwerken. Het is slechts één onderdeel van het geheel.

De impact op groei en toekomst

Wat vaak vergeten wordt: IT-stilstand remt groei.

Als IT niet betrouwbaar voelt:

• Worden projecten uitgesteld
• Wordt innovatie vooruitgeschoven
• Worden beslissingen minder snel genomen
• Gaan mensen risico’s vermijden

Je organisatie gaat op de rem staan. Niet bewust, maar automatisch. En dat kost je op de lange termijn veel meer dan één storing.

Waarom ondernemers dit pas laat zien aankomen

Omdat downtime vaak:

• In kleine stukjes komt
• Verspreid is over tijd
• Niet gemeten wordt
• Wordt gezien als “hoort erbij”

Tot het moment dat het echt misgaat. Dan blijkt dat er geen overzicht is, geen scenario’s en geen regie.

Wat helpt wél?

Geen paniek. Geen overkill. Maar bewuste keuzes.

• Inzicht in afhankelijkheden
• Monitoring die verder kijkt dan “is het systeem up?”
• Heldere afspraken over herstel
• Realistische scenario’s
• Preventie in plaats van brandjes blussen

Niet alles hoeft 100% beschikbaar te zijn.

Maar je moet wel weten wat uit mag vallen en wat absoluut niet.

Tot slot

IT-stilstand is zelden alleen een technisch probleem.

Het is een bedrijfsrisico.

En hoe langer je dat onderschat, hoe groter de impact wordt.

Niet alleen op je cijfers, maar ook op je mensen, je klanten en je rust.

De echte vraag is dus niet:

“Kunnen we downtime voorkomen?”

Maar:

“Wat kost het ons als we het niet serieus nemen?”

En dat antwoord is bijna altijd duurder dan je denkt.