Wat hebben medewerkers nodig om goed te kunnen bellen met Teams?

Steeds meer organisaties gebruiken Microsoft Teams als centrale plek voor samenwerking. Medewerkers chatten er, plannen vergaderingen en delen documenten. Het is daarom logisch dat ook telefonie steeds vaker in Teams wordt ondergebracht.

Toch denken veel organisaties dat Teams bellen vanzelf goed werkt zodra het is ingeschakeld. In werkelijkheid komt er iets meer bij kijken. Om prettig en professioneel te kunnen bellen, moeten een aantal zaken goed geregeld zijn.

Dat gaat niet alleen over techniek. Het gaat ook over apparatuur, inrichting en hoe medewerkers ermee werken.

De vraag die we daarom regelmatig krijgen is: wat hebben medewerkers eigenlijk nodig om goed te kunnen bellen met Teams?

Een stabiele internetverbinding als basis

Teams telefonie werkt volledig via internet. Waar traditionele telefonie via een telefoonlijn of telefooncentrale liep, gaan gesprekken bij Teams als dataverkeer over het netwerk.

Dat betekent dat de kwaliteit van het netwerk direct invloed heeft op de kwaliteit van gesprekken.

Wanneer de verbinding stabiel is, merk je daar eigenlijk niets van. Gesprekken klinken helder, er zit geen vertraging in en alles verloopt soepel. Maar wanneer een netwerk minder stabiel is, kunnen gesprekken gaan haperen of kan het geluid tijdelijk wegvallen.

Het gaat daarbij niet alleen om snelheid, maar vooral om stabiliteit van de verbinding.

Wifi, bekabeld netwerk en thuiswerken

Op kantoor speelt bijvoorbeeld de wifi-infrastructuur een belangrijke rol. Als medewerkers via wifi bellen, moet het netwerk voldoende dekking en capaciteit hebben. In sommige situaties kan een bekabelde verbinding nog net iets betrouwbaarder zijn.

Ook bij thuiswerken speelt de internetverbinding een rol. Medewerkers die regelmatig bellen via Teams doen er goed aan om een stabiele thuisverbinding te gebruiken en indien mogelijk dicht bij de router te werken.

Wanneer organisaties Teams telefonie implementeren, is het daarom verstandig om eerst te kijken naar de kwaliteit van het netwerk. Een goede basis voorkomt veel problemen later.

Goede audio maakt gesprekken professioneler

Een tweede belangrijk onderdeel van Teams bellen is de kwaliteit van de audio.

Veel medewerkers beginnen met bellen via de microfoon en speakers van hun laptop. Dat werkt technisch gezien prima, maar het levert niet altijd de beste geluidskwaliteit op. Laptopmicrofoons nemen vaak ook achtergrondgeluiden mee, zoals toetsenborden, gesprekken in de ruimte of ventilatoren.

Daarom kiezen veel organisaties ervoor om medewerkers een goede headset te geven.

Waarom een headset zoveel verschil maakt

Een headset heeft een microfoon die gericht is op de stem van de gebruiker. Daardoor worden omgevingsgeluiden beter gefilterd en klinkt een gesprek duidelijker.

Voor degene aan de andere kant van de lijn maakt dat een groot verschil. Gesprekken klinken rustiger en professioneler, wat vooral belangrijk is bij klantcontact.

Daarnaast geeft een headset medewerkers meer bewegingsvrijheid. Ze kunnen tijdens een gesprek eenvoudig informatie opzoeken, typen of notities maken.

Veel headsets die speciaal voor Teams zijn ontwikkeld hebben bovendien extra functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan een knop waarmee je een gesprek kunt aannemen of een Teams meeting kunt starten.

Voor medewerkers die regelmatig bellen, is een goede headset daarom bijna onmisbaar.

De juiste licenties voor Teams telefonie

Veel organisaties gebruiken Microsoft Teams al voor interne communicatie. Maar dat betekent niet automatisch dat medewerkers ook externe telefoonnummers kunnen bellen.

Om Teams als telefoonoplossing te gebruiken, zijn aanvullende telefoniefuncties nodig. Deze worden meestal toegevoegd via Teams Phone.

Hoe Teams een volwaardige telefoon wordt

Met Teams Phone krijgt een medewerker een eigen telefoonnummer binnen Teams. Daardoor kan iemand niet alleen collega’s bellen, maar ook vaste en mobiele nummers buiten de organisatie.

Organisaties kunnen dit op verschillende manieren inrichten. Sommige bedrijven gebruiken een telefonieoplossing van Microsoft zelf, terwijl andere organisaties hun bestaande telecomprovider koppelen aan Teams.

Voor medewerkers maakt dat verschil meestal weinig uit. Voor hen voelt het simpelweg alsof Teams hun telefoon is geworden. Ze kunnen bellen vanuit de Teams app op hun laptop, smartphone of tablet en zijn bereikbaar op één zakelijk nummer.

Een duidelijke telefoniestructuur

Telefonie binnen een organisatie bestaat meestal uit meer dan alleen individuele telefoonnummers.

Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld ook een algemeen nummer, een servicedesk of een receptie. Wanneer iemand dat nummer belt, moet het gesprek op de juiste plek terechtkomen.

Daar komt de inrichting van de telefonieomgeving om de hoek kijken.

Teams biedt verschillende mogelijkheden om oproepen te organiseren. Gesprekken kunnen bijvoorbeeld binnenkomen in een wachtrij en vervolgens automatisch worden verdeeld over medewerkers. Ook kan een oproep eerst bij een receptie binnenkomen voordat deze wordt doorgeschakeld naar een collega.

Hoe een belstructuur overzicht creëert

Wanneer een telefonieomgeving goed is ingericht, merken medewerkers daar eigenlijk weinig van. Gesprekken komen op de juiste plek binnen en oproepen worden logisch verdeeld.

Voor klanten zorgt dit ervoor dat ze sneller bij de juiste persoon terechtkomen. Voor medewerkers zorgt het voor overzicht en duidelijkheid.

Bellen vanaf verschillende apparaten

Een groot voordeel van Teams telefonie is dat medewerkers niet meer afhankelijk zijn van één vaste telefoon.

Eén nummer, meerdere apparaten

Medewerkers kunnen bellen vanaf verschillende apparaten, zoals hun laptop, smartphone of tablet. Sommige organisaties kiezen er daarnaast voor om Teams bureautoestellen te gebruiken op specifieke werkplekken.

Dit betekent dat medewerkers hun zakelijke telefoonnummer altijd bij zich hebben, ongeacht waar ze werken. Iemand kan bijvoorbeeld op kantoor bellen via de laptop en later een oproep beantwoorden op de smartphone.

Voor organisaties waar hybride werken gebruikelijk is, is dat een groot voordeel. Telefonie wordt daarmee een onderdeel van de digitale werkplek in plaats van een los systeem.

De werkplek speelt ook een rol

Hoewel technologie een belangrijke rol speelt, heeft ook de werkomgeving invloed op de kwaliteit van een telefoongesprek.

Rust en concentratie tijdens gesprekken

Een rustige werkplek helpt medewerkers om zich beter te concentreren op een gesprek. Het voorkomt dat achtergrondgeluid of afleiding invloed heeft op de communicatie.

Op drukke kantoorvloeren kan een headset met noise cancelling helpen om omgevingsgeluid te verminderen. Bij thuiswerkers kan het juist helpen om een vaste plek te hebben waar gesprekken worden gevoerd.

Teams telefonie maakt werken vanaf verschillende locaties mogelijk, maar een rustige omgeving zorgt ervoor dat gesprekken ook professioneel blijven klinken.

Een korte uitleg voor medewerkers

Hoewel Teams vrij gebruiksvriendelijk is, helpt het enorm wanneer medewerkers een korte uitleg krijgen over de belangrijkste functies.

De belangrijkste functies van Teams bellen

Veel mensen gebruiken alleen de basis: iemand bellen of een gesprek aannemen. Maar Teams biedt meer mogelijkheden die het werk makkelijker maken.

Medewerkers kunnen bijvoorbeeld gesprekken doorverbinden naar collega’s, iemand tijdelijk in de wacht zetten, een extra persoon toevoegen aan een gesprek of voicemail instellen.

Wanneer medewerkers weten hoe deze functies werken, wordt Teams al snel een volwaardige zakelijke telefoonoplossing.

Conclusie

Om goed te kunnen bellen met Microsoft Teams hebben medewerkers geen ingewikkelde technologie nodig. In de basis draait het om een paar belangrijke randvoorwaarden.

Een stabiele internetverbinding vormt de technische basis. Een goede headset zorgt voor duidelijke gesprekken. De juiste licenties maken het mogelijk om externe telefoonnummers te bellen en bereikbaar te zijn. En een goed ingerichte telefonieomgeving zorgt ervoor dat oproepen op de juiste plek terechtkomen.

Wanneer die onderdelen goed op elkaar aansluiten, werkt Teams bellen verrassend soepel. Medewerkers kunnen bellen vanaf verschillende apparaten, zijn bereikbaar op één nummer en kunnen gesprekken eenvoudig beheren.

Voor veel organisaties betekent dat dat Teams niet alleen een samenwerkingstool is, maar ook een modern alternatief voor de traditionele telefooncentrale.