Hoe ingewikkeld is de overstap van een bestaande telefooncentrale naar Teams?

Veel organisaties gebruiken nog een traditionele telefooncentrale. Soms staat die fysiek op kantoor, soms draait hij al deels bij een telecomprovider in de cloud. Wat de situatie ook is: vaak werkt het systeem nog prima.

Toch komt er steeds vaker een moment waarop organisaties nadenken over Microsoft Teams telefonie. Bijvoorbeeld omdat medewerkers al dagelijks met Teams werken, omdat de huidige centrale veroudert of omdat de organisatie flexibeler wil kunnen werken.

Dan komt automatisch de vraag: hoe ingewikkeld is zo’n overstap eigenlijk?

Veel mensen verwachten een groot IT-project met veel technische stappen en mogelijke verstoringen van de bereikbaarheid. In de praktijk blijkt dat vaak mee te vallen. Met een goede voorbereiding en een duidelijke aanpak kan de overstap naar Teams verrassend soepel verlopen.

Waarom organisaties overstappen naar Teams telefonie

De belangrijkste reden dat organisaties naar Teams telefonie kijken, is dat communicatie steeds vaker samenkomt in één platform. Veel bedrijven gebruiken Microsoft Teams namelijk al voor chat, videobellen en samenwerking.

Wanneer telefonie daar ook onderdeel van wordt, ontstaat één centrale plek voor alle communicatie. Medewerkers hoeven niet meer te wisselen tussen verschillende systemen en IT-afdelingen hoeven minder losse oplossingen te beheren.

Daarnaast is de manier waarop we werken veranderd. Veel organisaties werken hybride: deels op kantoor, deels thuis of onderweg. Traditionele telefooncentrales zijn vaak nog ingericht op vaste werkplekken met bureautoestellen.

Teams telefonie sluit beter aan op moderne werkvormen. Medewerkers kunnen bellen via hun laptop, headset of smartphone en blijven bereikbaar via hetzelfde zakelijke nummer.

Ook op technisch vlak zijn er voordelen. Omdat telefonie volledig in de cloud draait, is er geen fysieke telefooncentrale meer nodig op kantoor.

Hoe verloopt een overstap naar Teams bellen?

Een migratie naar Teams telefonie gebeurt meestal in een aantal duidelijke stappen. Het is zelden een situatie waarin alles in één keer wordt omgezet. Door het proces op te delen blijft het overzichtelijk en beheersbaar.

Eerst wordt de huidige telefonieomgeving bekeken

Voordat een organisatie overstapt naar Teams, wordt eerst gekeken naar hoe de huidige telefonie werkt. Telefoniesystemen zijn vaak door de jaren heen uitgebreid met keuzemenu’s, wachtrijen, doorschakelingen en speciale nummers.

Door dit goed in kaart te brengen ontstaat een duidelijk beeld van hoe gesprekken binnenkomen en worden afgehandeld. Dit vormt de basis voor de nieuwe inrichting.

Veel organisaties ontdekken in deze fase dat hun telefoniestructuur door de jaren heen complexer is geworden dan nodig. De overstap naar Teams is dan meteen een goed moment om dit te vereenvoudigen.

Daarna wordt de nieuwe belstructuur ontworpen

Wanneer de bestaande situatie duidelijk is, wordt bepaald hoe telefonie binnen Teams gaat werken. Daarbij wordt gekeken naar bereikbaarheid van afdelingen, wachtrijen voor inkomende gesprekken en de manier waarop gesprekken worden doorgeschakeld.

Omdat Teams volledig cloudgebaseerd is, zijn deze processen vaak flexibeler in te richten dan bij een traditionele telefooncentrale.

Voor veel organisaties is dit een kans om hun telefonie opnieuw logisch in te richten. Het resultaat is vaak een overzichtelijkere structuur die beter aansluit op de manier waarop medewerkers vandaag de dag werken.

Telefoonnummers worden overgezet

Een belangrijk onderdeel van de overstap is het meenemen van bestaande telefoonnummers. Dit proces heet nummerportering.

In de meeste gevallen kunnen organisaties hun huidige telefoonnummers gewoon behouden. Tijdens de portering worden de nummers overgezet naar de nieuwe Teams omgeving of provider.

Dit gebeurt meestal op een gepland moment, vaak buiten kantooruren. Daardoor merken klanten en medewerkers hier vaak weinig van. Zodra de nummers zijn overgezet, komen inkomende gesprekken automatisch binnen in Teams.

Daarna volgt de inrichting en het testen

Wanneer de structuur is bepaald en de nummers worden overgezet, wordt de Teams omgeving verder ingericht. Gebruikers krijgen hun telefoonnummers, wachtrijen worden ingesteld en voicemail wordt geconfigureerd.

Voordat alles live gaat, wordt de omgeving uitgebreid getest. Daarbij wordt gecontroleerd of gesprekken goed binnenkomen, of doorschakelingen werken en of medewerkers correct kunnen bellen via Teams.

Door deze tests vooraf te doen, kan de uiteindelijke overstap meestal zonder verrassingen plaatsvinden.

Merken medewerkers iets van de overstap?

Voor medewerkers is de verandering vaak kleiner dan verwacht. In veel organisaties gebruiken medewerkers Teams namelijk al dagelijks voor chat, online vergaderingen en samenwerking.

Telefonie wordt daar simpelweg aan toegevoegd.

Inkomende gesprekken verschijnen gewoon in Teams en uitgaande gesprekken kunnen vanuit dezelfde applicatie worden gestart. Veel medewerkers bellen via een headset en hun laptop, terwijl de Teams app op de smartphone ervoor zorgt dat ze ook onderweg bereikbaar blijven.

Omdat alles in één omgeving zit, wordt communicatie vaak juist eenvoudiger.

Hoe lang duurt een migratie naar Teams telefonie?

De duur van een migratie hangt af van de grootte van de organisatie en de complexiteit van de huidige telefonie.

Bij kleinere organisaties kan de overstap relatief snel verlopen. In grotere omgevingen met meerdere locaties en uitgebreide belstructuren kan een migratie meer voorbereiding vragen.

Belangrijk om te weten is dat het grootste deel van het werk meestal in de voorbereiding zit. De uiteindelijke overgang zelf gebeurt vaak in korte tijd.

Conclusie

De overstap van een traditionele telefooncentrale naar Teams telefonie klinkt vaak ingewikkelder dan hij in werkelijkheid is.

Met een goede inventarisatie, een duidelijke belstructuur en een zorgvuldige voorbereiding kan de migratie meestal soepel verlopen. Voor medewerkers verandert er vaak minder dan verwacht, terwijl de organisatie wel profiteert van een modern communicatieplatform.