Hoe je Microsoft Teams correct implementeert in jouw organisatie

Is er een voordeel dat de Covid-19-pandemie heeft gehad op jouw organisatie? Het antwoord is: ja. Dat wil niet zeggen dat deze pandemie tot nu toe een geweldige ervaring is geweest, maar de nasleep ervan kan wel dienen als een boost voor jouw organisatie – als je het toelaat tenminste. Je organisatie zou niet in het duister moeten tasten, maar juist voorop moeten lopen als het gaat om het gebruik van platformen als Microsoft Teams – een platform waarvan het gebruik de afgelopen periode door het dak is gegaan. Naar schatting is het totale aantal mensen dat dagelijks gebruik maakt van Microsoft Teams gestegen van ongeveer 32 miljoen in maart 2019 naar ongeveer 75 miljoen in april 2020. Dat is meer dan een verdubbeling in ongeveer één jaar tijd. En een groot deel van die toename kan worden toegeschreven aan de behoefte aan een goed communicatie- en samenwerkingsplatform tijdens de Covid-19-periode.

Weet je waarom je het advies van dit artikel zo serieus moet nemen? Omdat het gebruik van de functies van Microsoft Teams een blijvertje is – in ieder geval voor nog heel wat toekomstige jaren. Microsoft zelf voorspelt dat het gebruik van Microsoft Teams tijdens Covid-19 met succes een kentering in de werkwijze van organisaties heeft teweeggebracht voor nog vele toekomstige jaren. De mogelijkheden van Microsoft Teams beloven veel voordelen voor je organisatie en er is geen enkele reden om hier geen effectief gebruik van te maken. In dit artikel leer je alles wat je moet weten om dit te realiseren.

Teams creëren en gebruiken

Met behulp van de Microsoft Teams chat kan je organisatie een groot aantal teams opzetten, zoals een Verkoopteam, een Marketingteam, een Developers Team, een Content Team, een Productteam, een Technisch Team en nog veel meer. Het creëren van een Team is het proces waarbij je een groep mensen bij elkaar brengt voor werk, projecten of om een gemeenschappelijk belang te vervullen. Er zijn verschillende instellingen voor elk kanaal, zodat de Teams hun gesprekken zowel via spraak, tekst als video kunnen voeren. Ook hebben Teams de mogelijkheid om bestanden te delen en samen te werken.

Je kunt een Team samenstellen via de Microsoft Teams desktop-app of de web-app; de stappen zijn hetzelfde. Begin met het selecteren van het tabblad ‘Teams’ links op de pagina en klik dan op ‘Team maken of lid worden van een Team’. Klik vervolgens op ‘Team Maken’. Kies nu voor de optie ‘Zoek Teams’ rechtsboven op de pagina om reeds aangemaakte Teams te vinden.

Als je een nieuw Team wil aanmaken, klik dan op ‘Een volledig nieuw Team aanmaken’. Je krijgt dan de pagina voor het aanmaken van een Team te zien. Misschien heb je een bestaande groep of heb je een 365-groep die je wil gebruiken als sjabloon om een nieuw Team aan te maken. Klik dan op ‘Team Maken’ en selecteer dan het vorige Team. Indien je tegen een probleem aanloopt, kun je op ‘Wat is een Team?’ klikken voor meer uitleg middels de Microsoft support website.

Vervolgens moet je in de kolom ‘Teamnaam’ een naam aan het Team toekennen. Je hebt hier ook de mogelijkheid om een Team-beschrijving toe te voegen. Maak jezelf niet te veel zorgen over de naam van het Team, want je kunt de naam later altijd nog veranderen. Hierna rond je het proces af door op ‘Maken’ te klikken.

Kanalen creëren en gebruiken

Een Kanaal is een onderdeel van een Team dat zich bezighoudt met het organiseren van gesprekken over specifieke onderwerpen, projecten of disciplines binnen je organisatie. Simpel uitgelegd, de Kanalen vormen de plek waar het gesprek plaatsvindt en waar dus het eigenlijke werk gebeurt. In de meeste gevallen wordt het Kanaal toegankelijk gemaakt voor elk lid van het Team, maar je kunt hier ook andere keuzes in maken, afhankelijk van het te voeren gesprek in het Kanaal.

Je zou zelfs kunnen besluiten om de waarde die Kanalen bieden aan je organisatie te verhogen door gebruik te maken van een aantal apps, bots en aansluitingen/verbindingen. Je kunt een nieuw Kanaal creëren door te klikken op de drie horizontale puntjes die te vinden zijn op de displaypagina van het Team. Net zoals bij het creëren van een Team, moet je een Kanaal-naam en een Kanaal-beschrijving toevoegen en vervolgens beslissen of je de leden van het Kanaal automatisch of handmatig laat toevoegen.

Voor elk aangemaakt Team begint het gesprek altijd met een Algemeen Kanaal. Op dit Kanaal kunnen je Team-leden ‘algemene’ gesprekken voeren met elkaar. Echter, voor specifiekere discussies zul je voor elke discussie een Kanaal moeten creëren. Zo kun je bijvoorbeeld een Kanaal creëren om verschillende projecten te doorlopen, zoals voor het het lanceren van een nieuw product of om een evaluatie over de interne structuur van je organisatie uit te voeren. Hoewel aan een Team maximaal 200 Kanalen kunnen worden toegewezen, zal het enige tijd duren voordat je die limiet hebt bereikt. En als een Kanaal al een tijdje niet meer wordt gebruikt, kun je ervoor kiezen om het Kanaal te verwijderen. Hoe dan ook ben je er zeker van dat alle bestanden die je in het Kanaal hebt overgezet, opgeslagen blijven in de SharePoint. Trouwens, aan ieder Team kunnen maximaal 30 Privé-kanalen worden toegewezen en aan ieder Privé-kanaal kunnen maximaal 250 leden worden toegewezen. Het limiet van 30 Privé-kanalen komt bovenop de standaardlimiet van de 200 Kanalen per Team.

Toewijzen van toegang tot Teams en Kanalen

De reden waarom er Teams en Kanalen zijn, is om het communicatieproces te coördineren en een goede grip te krijgen op de uitvoering van de verschillende activiteiten. Weet dat het gebruik van Microsoft Teams meer lijkt op het uitvoeren van de gebruikelijke activiteiten van je organisatie in een virtuele ruimte. Dus op dezelfde manier dat je niet elk lid van je organisatie aan elke besluitvormingstafel kunt laten zitten, kun je ook niet ieder lid van je organisatie in ieder Team laten zitten. Dus als je er zeker van wil zijn dat je uit ieder Team en Kanaal dat je creëert het maximale haalt, moet je eerst het beoogde doel voor het Team of Kanaal definiëren. Op het moment dat je het doel duidelijk hebt geschetst, wordt het duidelijk wie er in het Team moet komen.

Aangezien er een reden kan zijn voor de hele organisatie om een algemeen gesprek te voeren en enkele algemene gegevens te delen, kun je het Team toegankelijk maken voor ieder lid van je organisatie en daarbij een beperkte toegang verlenen tot de Kanalen die in dat Team zijn gecreëerd. Standaard zal elke tak of afdeling binnen je organisatie een Kanaal nodig hebben. Op die manier kan elk gesprek dat binnen de organisatie plaatsvindt goed georganiseerd worden en kan de overdracht van bestanden met gemak plaatsvinden. Er zou veel verwarring kunnen ontstaan als de bestanden die bedoeld zijn voor de productieafdeling verward worden met de bestanden voor de marketingafdeling.

Dus afhankelijk van het doel waarvoor het Team of Kanaal moet dienen, moet je beslissen om het Team ‘Publiek’ te maken voor iedereen in de organisatie of om het Team ‘Privé’ te maken voor een aantal geselecteerde medewerkers van de organisatie.

Gegevens opslaan in Microsoft Teams; ja of nee? Voor- en nadelen

Is het echt nodig om zoveel aandacht te besteden aan de manier waarop Microsoft Teams je gegevens opslaat? Ja, dat moet je zeker doen. De informatie die je deelt binnen je Microsoft Teams-kanaal gaat niet alleen over de huidige staat van je organisatie, maar ook over de toekomst van je organisatie, dus als je niet zeker bent van de beveiligingsmaatregelen, kun je misschien beter geen gebruik maken van de optie voor het delen van bestanden binnen Microsoft Teams.

Hoewel er momenteel nog geen software bestaat die een 100% veiligheidsgarantie biedt tegen malware of ransomware-aanvallen, maakt Microsoft Teams gebruik van een heleboel technologische ontwikkelingen die een voorsprong hebben op het gebied van cybersecurity. Volgens Microsoft werken de Microsoft Teams op een ‘hyper-scale’ en ‘enterprise-grade’ Cloud-systeem dat het mogelijk maakt om geavanceerde beveiligings- en compliance-mogelijkheden te leveren. Voor een betere beveiliging van de bestanden in de Microsoft Teams worden de gegevens opgeslagen in Exchange Streams, SharePoint en OneDrive for Business. Door meerdere opslaglocaties te gebruiken, maken Microsoft Teams het moeilijk voor externe bronnen om jouw gegevens op te sporen. Volgens Microsoft werken de Microsoft Teams op een ‘hyper-scale’ en ‘enterprise-grade’ Cloud-systeem dat het mogelijk maakt om geavanceerde beveiligings- en compliance-mogelijkheden te leveren. Voor een betere beveiliging van de bestanden in de Microsoft Teams worden de gegevens opgeslagen in Exchange Streams, SharePoint en OneDrive for Business. Door meerdere opslaglocaties te gebruiken, maken Microsoft Teams het moeilijk voor externe bronnen om jouw gegevens op te sporen.

De positieve kanten van het delen van gegevens binnen Microsoft Teams kunnen als volgt worden samengevat: je kunt voorkomen dat bestanden worden gedownload door onbeheerde apparaten en je kunt ook multifactorauthenticatie vereisen om toegang te verkrijgen tot een bestand. Omgekeerd kun je ook de laagste toegangsrechten voor Teams en Office 365 opleggen. Omgekeerd kun je ook de laagste toegangsrechten voor Teams en Office 365 opleggen.

Dat wil niet zeggen dat het delen van gegevens via Microsoft Teams geen negatieve kanten heeft. Mensen raken vaak in de war door de structuur waarmee de bestanden worden gerangschikt binnen de Kanalen. Veel gebruikers geven er de voorkeur aan om te weten waar een bestand zich bevindt en gaan er gewoon naartoe om het te verkrijgen, in plaats van te navigeren naar de hoofdmap van het Kanaal waar alle bestanden zijn opgeslagen.

Deze uitdaging zal voorlopig blijven bestaan, maar je kunt er zeker van zijn dat Microsoft bezig is met het vinden van een oplossing. Microsoft Teams is dus nog steeds een samenwerkingssoftware die je kunt vertrouwen met je bestanden. Microsoft Teams is dus nog steeds een samenwerkingssoftware die je kunt vertrouwen met je bestanden.

Toegang verlenen aan niet-werknemers

Er is zelfs een mogelijkheid om mensen die geen lid zijn van het Kanaal te laten deelnemen aan een gesprek in het Kanaal door de persoon als ‘Gast’ toe te voegen. Hoewel de Gast niet dezelfde mogelijkheden heeft als de leden, kunnen zij wel veel doen binnen het Kanaal. Hoewel de Gast niet dezelfde mogelijkheden heeft als de leden, kunnen zij wel veel doen binnen het Kanaal.

Hoe categoriseer je een Gast? Een Gast is een persoon die geen deel uitmaakt van je werknemers, student is, of op welke manier dan ook deel uitmaakt van je organisatie. Dat wil zeggen dat de persoon geen studie- / school- of werkaccount heeft binnen de organisatie. In veel gevallen kan de Gast een partner, leverancier of consultant van je organisatie zijn.

Het gebruik van Gastentoegang stelt je organisatie in staat om een goede controle te behouden over de bedrijfsgegevens, terwijl je je gasten tegelijkertijd toegang geeft tot Teams, Kanalen, de inhoud ervan, bronnen en nog veel meer. Het is een stuk veiliger om gebruik te maken van deze methode dan een Team-lidmaatschap te verstrekken aan mensen die geen deel uitmaken van je organisatie. Het is een stuk veiliger om gebruik te maken van deze methode dan een Team-lidmaatschap te verstrekken aan mensen die geen deel uitmaken van je organisatie.

Om de mogelijkheden van een Gast binnen een Kanaal te definiëren, selecteer je ‘Meer opties’ onder het ‘Teams’ dashboard en klik je vervolgens op ‘Teams beheren’. Selecteer vervolgens ‘Instellingen’ en vervolgens ‘Machtigingen voor gasten’, waar je de activiteiten van Gasten binnen je Kanalen kunt beperken. Selecteer vervolgens ‘Instellingen’ en vervolgens ‘Machtigingen voor gasten’, waar je de activiteiten van Gasten binnen je Kanalen kunt beperken.

Integratie; Ja of Nee, voor- en nadelen

Het gebruik van de functies van Microsoft Teams kan alleen maar beter worden en dat is ook wat er al gebeurt dankzij de integratie van verschillende apps. De integratie van apps zoals Skype for Business maakt het bijvoorbeeld mogelijk om een videogesprek op te zetten zonder de Teams-app te verlaten. En er is een lange lijst van apps die kunnen worden geïntegreerd in de Microsoft Teams-kanalen, in diverse categorieën, zoals projectmanagement, business intelligence, het delen van bestanden en nog veel meer.

Voorbeelden van apps waarvan je zou moeten overwegen ze te integreren in je Teams zijn SharePoint, Trello, SurveyMonkey, Zoom, RingCentral, Freehand, Adobe Creative Cloud en nog veel meer. Met de integratie van deze apps, bots en koppelingen, kun je veel meer bereiken met de inzet van Microsoft Teams en verloopt de overstap naar een digitaal beheer van je organisatie naadloos. Met de integratie van deze apps, bots en koppelingen, kun je veel meer bereiken met de inzet van Microsoft Teams en verloopt de overstap naar een digitaal beheer van je organisatie naadloos.

Omdat veel van de Apps niet door Microsoft worden beheerd, is het van belang dat je alleen apps installeert die geen bedreiging vormen voor de veiligheid van de gegevens van de organisatie. Daarom moet je de identiteit van deze apps controleren voordat je ze in de chat van je Microsoft Teams integreert. Daarom moet je de identiteit van deze apps controleren voordat je ze in de chat van je Microsoft Teams integreert.

De kerngedachte is dat integraties een geweldige manier zijn om het beste uit je Teams te halen, maar let erop dat je alleen apps integreert die je goed hebt geverifieerd.

Houd er rekening mee dat ze de ondersteuning op elk moment kunnen beëindigen. Creëer dus geen functies waar je bedrijf van afhankelijk is.