Steeds meer organisaties stappen over op bellen met Microsoft Teams. Het idee is aantrekkelijk: één platform voor chat, vergaderingen en telefonie. Geen losse telefoonsystemen meer en alles netjes geïntegreerd in de digitale werkplek.
Toch zien we in de praktijk dat implementaties niet altijd meteen soepel verlopen. Niet omdat Teams telefonie niet werkt, maar omdat bepaalde stappen in de voorbereiding of inrichting worden onderschat.
In deze blog bespreken we een aantal fouten die we regelmatig tegenkomen bij organisaties die Teams bellen implementeren – en hoe je ze kunt voorkomen.
Teams bellen is meer dan alleen een nieuw telefoonsysteem
Een veelvoorkomende misvatting is dat Teams bellen wordt behandeld als een pure technische installatie. Het oude telefoonsysteem wordt vervangen en daarmee lijkt het project klaar.
In werkelijkheid raakt telefonie veel meer onderdelen van een organisatie. Denk aan klantcontact, interne samenwerking en de manier waarop medewerkers bereikbaar zijn. Wanneer alleen de IT-afdeling betrokken is bij de inrichting, ontstaat er vaak een structuur die technisch klopt, maar in de praktijk niet logisch werkt.
Het is daarom belangrijk om vooraf goed na te denken over vragen zoals:
Hoe komen gesprekken binnen? Wie neemt ze aan? En wat gebeurt er als iemand niet beschikbaar is?
De belstructuur wordt niet goed ontworpen
Oude telefonie kopiëren naar Teams
Een andere fout die we vaak zien, is dat organisaties hun oude telefoniestructuur één op één overzetten naar Teams. Wat vroeger werkte binnen een traditioneel telefoonsysteem, is niet altijd de beste oplossing binnen een moderne cloudomgeving.
Teams biedt namelijk veel flexibiliteit. Gesprekken kunnen bijvoorbeeld automatisch worden verdeeld over teams, wachtrijen of specifieke medewerkers. Daardoor kun je bereikbaarheid vaak slimmer organiseren dan voorheen.
Wanneer die structuur niet vooraf wordt doordacht, ontstaan situaties waarin gesprekken op de verkeerde plek terechtkomen of medewerkers niet goed weten wie verantwoordelijk is voor een oproep.
Het netwerk wordt onderschat
Teams telefonie draait volledig via internet. Dat betekent dat de kwaliteit van het netwerk direct invloed heeft op de gesprekskwaliteit.
Wanneer een netwerk niet goed is ingericht, kunnen er problemen ontstaan zoals vertraging, haperend geluid of wegvallende gesprekken. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer wifi-dekking niet optimaal is of wanneer spraakverkeer geen prioriteit krijgt binnen het netwerk.
Een korte controle van de netwerkstructuur vooraf kan vaak al duidelijk maken of de omgeving klaar is voor cloudtelefonie. Daarmee voorkom je dat problemen pas zichtbaar worden wanneer medewerkers al met Teams bellen werken.
Gebruikers worden niet goed meegenomen
Bij een implementatie ligt de focus vaak op techniek, terwijl de gebruikerskant minstens zo belangrijk is.
Medewerkers moeten wennen aan een andere manier van bellen. In Teams zijn functies zoals doorschakelen, beschikbaarheidsstatus en voicemail geïntegreerd in dezelfde omgeving waarin ook wordt gechat en vergaderd.
Wanneer medewerkers daar geen uitleg over krijgen, ontstaan er snel kleine frustraties. Gesprekken worden gemist, doorschakelen werkt niet zoals verwacht of voicemail wordt simpelweg niet gebruikt.
Een korte uitleg of training helpt medewerkers om Teams telefonie snel en effectief te gebruiken.
Beheer wordt pas achteraf geregeld
Veel organisaties richten Teams telefonie in en gaan vervolgens live zonder goed na te denken over beheer op de lange termijn.
Maar ook na de implementatie blijven er dingen veranderen. Teams groeien, afdelingen veranderen en wachtrijen moeten soms worden aangepast. Zonder duidelijke beheerstructuur kan het onduidelijk worden wie verantwoordelijk is voor dit soort wijzigingen.
Livegang is niet het eindpunt
Veel organisaties zien de livegang van Teams bellen als het moment waarop het project klaar is. In werkelijkheid begint het optimaliseren van de telefonieomgeving juist daarna.
Pas wanneer medewerkers dagelijks met het systeem werken, wordt duidelijk waar verbeteringen mogelijk zijn. Soms moeten wachtrijen anders worden ingericht, of blijkt dat bepaalde teams op een andere manier bereikbaar moeten zijn.
Door na de implementatie regelmatig te evalueren, kun je Teams telefonie steeds beter laten aansluiten op de manier waarop de organisatie werkt.
Conclusie
Teams bellen kan de communicatie binnen een organisatie aanzienlijk verbeteren. Maar een succesvolle implementatie vraagt meer dan alleen het activeren van telefonie binnen Microsoft Teams.
Door aandacht te besteden aan structuur, netwerk, gebruikers en beheer voorkom je veel van de problemen die organisaties tijdens een implementatie tegenkomen.
Met een goede voorbereiding wordt Teams telefonie niet alleen een technisch succes, maar ook een praktische verbetering voor medewerkers én klanten.
Ben je van plan om Teams bellen te implementeren of wil je weten of jouw huidige inrichting wel optimaal werkt?
We kijken graag met je mee naar de belstructuur, techniek en inrichting van de omgeving. Zo zorg je ervoor dat Teams telefonie niet alleen werkt, maar ook echt goed aansluit op hoe jouw organisatie communiceert.
Neem contact op Plan een kennismakingsgesprek via Teams
Persoonlijk geef ik de voorkeur aan een korte kennismaking via Teams, dan hebben we er een gezicht bij en kunnen we als er een klik is een vervolgafspraak inplannen.
Hopelijk spreken we elkaar snel.
Groet,
Marcel Martens
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het implementeren van Teams bellen?