Wat doe je bij een datalek: checklist voor ondernemers

Een datalek. Het is iets waar je liever nooit mee te maken krijgt, maar toch kan het iedereen gebeuren. Van grote multinationals tot het mkb: zodra je werkt met persoonsgegevens, loop je risico. En juist in een kleinere organisatie kan de impact groot zijn. Klanten kunnen hun vertrouwen verliezen, je loopt kans op boetes en vaak kost het ook nog eens veel tijd en geld om alles op te lossen.

Gelukkig hoef je niet in paniek te raken als het je overkomt. Met een duidelijk stappenplan kun je de schade beperken en laat je zien dat je de zaak serieus neemt. In dit artikel geef ik je een praktische checklist, speciaal geschreven voor ondernemers zoals jij.

Wat verstaan we eigenlijk onder een datalek?

Voordat we de checklist induiken, is het goed om scherp te hebben wat een datalek precies is. Veel mensen denken meteen aan hackers of grote cyberaanvallen, maar een datalek kan ook heel klein en onschuldig lijken.

Voorbeelden uit de praktijk 

• Je verliest een USB-stick met persoonsgegevens onderweg naar huis.
• Iemand hackt je cloudopslag en downloadt documenten.
• Een oud-medewerker heeft nog steeds toegang tot bedrijfsapplicaties.

Kort gezegd: zodra persoonsgegevens terechtkomen bij iemand die daar geen recht op heeft, spreek je van een datalek.

Checklist: dit moet je doen bij een datalek

Een datalek oplossen vraagt om snelheid én overzicht. Daarom hier een concreet stappenplan dat je direct kunt volgen.

1. Blijf kalm en inventariseer de situatie

Paniek is vaak de eerste reactie, maar dat helpt niemand vooruit. Wat je beter kunt doen: rustig de situatie in kaart brengen. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat is er precies gebeurd?
• Welke gegevens zijn betrokken?
• Hoeveel mensen zijn geraakt?
• Is er kans dat de gegevens misbruikt worden?

Maak een korte inventarisatie, liefst samen met je IT-partner of security verantwoordelijke. Dat vormt de basis voor je vervolgstappen.

2. Beperk de schade zo snel mogelijk

Zodra je weet wat er aan de hand is, moet je ingrijpen. Hoe sneller, hoe beter. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het resetten van wachtwoorden.
• Het intrekken van toegangsrechten.
• Het blokkeren van een gehackte account.
• Het wissen van een gestolen laptop op afstand.
• Het intrekken van een gedeelde link in je cloudomgeving.

Praktisch voorbeeld

Een klant van ons ontdekte dat een medewerker per ongeluk een Excel-bestand met adressen had gedeeld via een openbare link. Binnen tien minuten konden we die link intrekken en logbestanden controleren. Zo bleef de schade beperkt.

3. Betrek de juiste mensen intern

Een datalek is geen probleem dat je in je eentje moet oplossen. Breng collega’s en je IT-partner op de hoogte. Stel één persoon verantwoordelijk voor de coördinatie: diegene houdt overzicht, communiceert met externe partijen en zorgt dat er geen tegenstrijdige berichten naar buiten gaan.

Tip

Zorg dat iedereen in je organisatie weet hoe ze een mogelijk datalek moeten melden. Een duidelijke interne procedure voorkomt dat signalen blijven liggen.

4. Meld het datalek als dat nodig is

Niet elk datalek hoeft je te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), maar soms is het verplicht. De regel is: als er een risico is voor de betrokkenen, moet je binnen 72 uur melden.

Wanneer melden bij de AP?

• Als gevoelige gegevens zijn gelekt (bijv. BSN, medische informatie, financiële gegevens).
• Als de gegevens waarschijnlijk misbruikt kunnen worden.
• Als er veel personen zijn getroffen.

Daarnaast moet je soms ook de personen zelf informeren. Bijvoorbeeld wanneer hun wachtwoorden, adressen of bankgegevens op straat liggen.

5. Documenteer alles wat je doet

Zelfs als je besluit dat een datalek níet gemeld hoeft te worden, ben je verplicht om het intern vast te leggen. Maak een logboek met daarin:

• Datum en tijdstip van ontdekking.
• Beschrijving van wat er is gebeurd.
• De getroffen systemen en gegevens.
• Welke acties je hebt ondernomen.
• Wie erbij betrokken waren.

Zo’n logboek helpt je niet alleen richting de AP, maar ook voor je eigen evaluatie achteraf.

6. Evalueer en leer van het incident

Is de rust weer teruggekeerd? Dan begint misschien wel de belangrijkste stap: evalueren. Stel jezelf vragen als:

• Hoe is dit datalek ontstaan?
• Hadden we het eerder kunnen ontdekken?
• Welke maatregelen voorkomen dat dit nog een keer gebeurt?

Mogelijke verbeterpunten

• Duidelijkere richtlijnen voor wachtwoorden en toegang.
• Training voor medewerkers over veilig werken en phishing.
• Technische maatregelen zoals multi-factor authenticatie (MFA) en monitoring.
• Een betere back-upstrategie.

Waarom een goed plan essentieel is

Veel ondernemers zien een datalek pas als een probleem áls het misgaat. Maar door vooraf afspraken te maken, bespaar je jezelf enorm veel stress. Denk aan:

• Een draaiboek met wie wat doet bij een incident.
• Contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens en je IT-partner.
• Een awareness-training zodat medewerkers sneller problemen herkennen.

Zo wordt een datalek geen chaotisch drama, maar een proces dat je beheerst aanpakt.

De volledige checklist samengevat

• Inventariseren: wat is er precies gebeurd?
• Schade beperken: grijp direct in.
• Intern informeren: betrek de juiste mensen.
• Melden (indien nodig): bij AP en betrokkenen.
• Documenteren: leg alles vast.
• Evalueren: leer en verbeter je processen.

Conclusie

Een datalek is vervelend, maar het hoeft geen ramp te zijn. Als je weet welke stappen je moet zetten, kun je de schade beperken en laat je zien dat je je verantwoordelijkheid neemt. Het allerbelangrijkste: wees voorbereid. Want hoe beter jij en je team weten wat te doen, hoe kleiner de kans dat een datalek uitgroeit tot een serieus probleem.

Dus: maak vandaag nog een plan, bespreek het met je medewerkers en zorg dat iedereen weet wat te doen. Dan slaap je een stuk rustiger, ook in het digitale tijdperk.